Automatizované účetnictví pro e-shopy na Upgates: kdy a proč se bez něj už neobejdete
Ručně stahovat exporty objednávek, posílat doklady e-mailem a „nějak“ to uhlídat? U malého e-shopu to ještě jde. Jakmile ale objednávky a prodejní kanály přibývají, ruční model se začne drolit – zpožďujete se s termíny, roste počet chyb a rozhodujete se podle minulosti místo podle reality. Právě tady nastupuje automatizované účetnictví zaměřené na potřeby e-shopů, které v TPA děláme.
Jak v TPA automatizujeme účetnictví e-shopů
E-shopař se má věnovat byznysu a účetnictví ho nemá brzdit. Tímto heslem se v TPA řídíme, a proto našim klientům z řad e-shopařů pomáhá automatizovat a digitalizovat účetnictví. Jak to vypadá v praxi? Na to se nyní společně podíváme. Předem prozradím, že ukládání dokladů na sdílené úložiště nebo jejich zasílání e-mailem není digitalizací, o které se dnes budeme bavit:
- Automatizovaný a plně propojený ekosystém
E-shop, platební brány, dopravci, fulfillment, marketplaces a další používané aplikace vytvářejí propojený ekosystém, v rámci kterého automaticky plynou data do účetního systému ABRA Flexi. Tím odpadá manuální práce se zasíláním podkladů pro účetní a jejich dohledávání na poslední chvíli před termínem podání DPH.
Výsledek: Hromada uspořeného času a konec chaosu mezi 20-25. dnem v měsíci. - Digitální zpracování dokladů (faktury přijaté a účtenky)
Doklady se neposílají chaoticky e-mailem, když je zrovna čas. Zcela zapomeňte na jejich předávání v papírové formě. Chodí na dedikovanou e-mailovou adresu nebo je rovnou fotíte do mobilní appky. Zde si je převezme nástroj pro automatizované vytěžování, vyčte potřebné informace a po schválení tečou do účetnictví. V praxi používáme kombinaci Doklado + ABRA Flexi: faktury se automaticky kategorizují, kontrolují duplicity a párují s platbami díky napojení na bankovní účet.
Výsledek: neustále aktuální přehled závazků a pohledávek bez ručního přepisování. - Dobírky bez tabulek
Různí dopravci = odlišný způsob a pravidelnost zasílání přehledů o zaplacených dobírkách a jejich vyplácení. Proto doporučujeme propojení dopravců přímo s účetním systémem, díky čemuž tato data tečou automaticky do systému. Můžete si tak nastavit reporting s aktuálním přehledem vyplacených a zadržených dobírek.
Výsledek: Okamžitá informovanost a zadržovaných dobírkách a rychlá možnost sjednání nápravy. - Reporting v reálném čase
Důsledek automatizovaného a digitální účetnictví je, že data proudí v reálném čase. Nad těmito daty pak lze snadno vytvořit přehledné reportingové dashboardy pro sledování vývoje důležitých metrik v reálném čase.
Výsledek: Máte podnikání pod kontrolou a v reálném čase vidíte varovné signály a trendy vývoje vašeho e-shopu. Rozhodujete se nad reálnými daty a nečekáte na účetní, až vám s měsíčním zpožděním konečně dodá podklady.
Pět signálů, že ruční model už nedává smysl
- Objem dokladů – stovky plateb a faktur měsíčně už ručně neuhlídáte.
- Více kanálů – kromě vlastního e-shopu řešíte marketplaces, retail, zahraničí.
- Složitější logistika – různí dopravci, dobírky v několika měnách, prodej do zahraničí.
- Potřeba aktuálních čísel – měsíční uzávěrka nestačí pro řízení e-shopu. Potřebujete aktuálnější data.
- Rostoucí náklady na účetnictví – účetní nestíhá nikoliv kvůli tomu, že je pomalá. Jen zpracovává stále víc ruční operativy a její kapacity přestávají stačit.
Pokud se vás týkají alespoň dva body, je čas přepnout na propojené, automatizované účetnictví.
Jak propojit ABRA Flexi s vaším e-shopem?
Obvyklým mýtem kolem automatizace je, že stojí statisíce a její příprava zabere měsíce. V případě e-shopů na platformě Upgates to tak není, protože napojení jsou již připravena skrze nástroj Dativery. Stačí je jen “naklikat”.
Dativery využívá připraveného REST API Upgates a ABRA Flexi, které dokáže vzájemně propojit. Lze tak nastavit automatizovaný a rychlý přenos dat z vašeho e-shopu. Třešničkou na dortu je, že cena doplňku je od 470 Kč měsíčně a odvíjí se od počtu objednávek.
Skrze tyto napojovací můstky lze napojit také další platformy jako jsou platební brány, dopravci, marketplaces a další aplikace. Pro napojení na ABRA Flexi je připraveno více než 250 můstků. Máte tedy jistotu, že propojíte ve většině případů veškeré vámi používané aplikace do jednoho účetního systému.
Díky tomu jsme v TPA schopni nastavit automatizované a plně digitalizované účetnictví, které e-shopům šetří čas a peníze. Data do účetního systému plynou v pravidelných intervalech skrze Dativery můstky a vy se můžete rozhodovat na základě informací v reálném čase.
Co získáte díky automatizaci účetnictví
- Úspora času – žádné stahování výpisů, dobírkových přehledů a přepisování dokladů; účetní se věnuje kontrole a poradenství.
- Méně chyb – systém hlídá duplicity a chybějící údaje.
- Párování plateb a dobírek – banky, platební brány i dopravci se párují s doklady bez zásahu člověka.
- Data „teď hned“ – marže, náklady na platby a dopravu, výkon prodejních kanálů a zemí v reálném čase.
Chcete automatizovat účetnictví svého e-shopu?
Zaujala vás automatizace účetnictví a chcete se dozvědět více? Rádi vám s tím v TPA poradíme a ukážeme vám, jak bychom společně dokázali automatizovat účetnictví vašeho e-shopu. Stačí, když vyplníte vstupní formulář a rádi se s vámi potkáme.
