Dokumenty jsou součástí objednávky a v ní se také generují. Je to soubor obsahující informace z detailu objednávky. Je možné ho zaslat zákazníkovi prostřednictvím emailu nebo stáhnout do počítače pro účely zálohování.

Upozornění! Po založení objednávky se automaticky založí dokument objednávka. Ostatní dokumenty je třeba generovat ručně dle potřeby v administraci.

Typy dokumentů

  1. Přednastavené dokumenty - Je možné je upravit, ale nikoli smazat.
    • Objednávka - Formát HTML. Má vždy číselnou řadu. Lze upravovat pomocí wysiwyg editoru.
    • Faktura, dobropis, účtenka - Formát PDF. Má vždy číselnou řadu. Lze upravovat ve speciálním kódu podobnému HTML. 
  2. Vlastní dokumenty - V Nastavení / Objednávky / Dokumenty si zakládáte vlastní typy dokumentů. Formát HTML. Mohou nebo nemusí mít číselnou řadu. Lze upravovat pomocí wysiwyg editoru. Jako výchozí obsah je použitá šablona objednávky. 

Vygenerované dokumenty lze zaslat jako přílohu systémového emailu.

Přidání / úprava dokumentu

V Nastavení / Objednávky / Dokumenty si přidáváte nový typ dokumentů nebo upravíte ty stávající. 

Dokument může být:

  • S číselnou řadou - Převážně účetní doklady. Záleží zde na identifikaci dokumentů dle nepřerušené číselné řady.
  • Bez číselné řady - Např. obchodní podmínky, letáky. Obvykle do účetnictví nezahrnujeme, proto nemusí obsahovat kód číselné řady.

Pokud jste vytvořili dokument s číselnou řadou, v Nastavení / Základní / Číselné řady se vám nabídnou nové možnosti spravování číselných řad.

Zobrazení dokumentů s číselnou řadou

Dokumenty s číselnou řadou se zobrazí jako nová podkategorie modulu  Objednávky. Najdete v ní seznam vygenerovaných dokumentů s možností prokliku na detail konkrétní objednávky

Generování dokumentů

Po rozkliknutí na detail objednávky si otevřete oddíl Dokumenty.

Vyberte dokument, který chcete nově generovat. Klikněte v nabídce tlačítek na příslušné tlačítko s ikonou +. Do seznamu se přidá nový dokument.

Pokud chcete upravit data v již vygenerovaném dokumentu klikněte na ikonku . Dobropis a účtenku jako jediné dokumenty nelze upravovat. Z účetního hlediska by to bylo špatně. V tomto případě je třeba založit další nové dokumenty typu dobropis nebo účtenka.

Hromadné generování dokumentů

Provádí se v seznamu objednávek.

  1. Označíte objednávky, ve kterých chcete vytvořit nový dokument nebo upravit již vytvořené dokumenty aktuálními údaji.
  2. Vyberte hromadnou úpravu Generovat dokumenty a kliknete na tlačítko Odeslat.
  3. Otevře se vám okno generování, ve kterém vyberete typ dokumentu. Upravíte atributy dokumentu, pokud chcete, aby se lišily od přednastavených.
  4. Stisknete tlačítko generovat.

Hromadný export dokumentů

Provádí se na stránce se seznamem daného dokumentu. Ukážeme si hromadný export např. objednávek. 

  1. Označíte objednávky, které chcete exportovat.
  2. Vyberte hromadnou úpravu Export (ihned) a kliknete naOdeslat.
  3. Otevře se vám okno s nabídkou různých formátů pro export. Vyberete si z možností a potvrdíte vše tlačítkem Export.

Vzhled dokumentu

Informace v dokumentu

Popíšeme si, jaké informace obsahuje výchozí dokument Objednávka. Ostatní dokumenty vycházejí z podobných principů.

Jsou zde především údaje o dodavateli (tedy o vás jako provozovateli e-shopu). Ty se plní v Nastavení / Základní / Nastavení obchodu oddíl Fakturační údaje.

Dokument dále obsahuje informace o odběrateli (tedy o vašem zákazníkovi). Doplní se z detailu objednávky, záložka Zákazník.

Data vystavení, splatnosti atd. se nastaví při generování nového dokumentu. Pokud je necháte nevyplněné, vyplní se automatickými hodnotami.

V obecném nastavení (Nastavení / Objednávky / Dokumenty) si můžete nastavit výchozí dobu splatnosti, která se připočte k aktuálnímu datu.

Dále je možné nastavit automatickou aktualizaci dokumentů. Standardně je aktivní. Pokud ji deaktivujete, dokumenty se již nebudou automaticky aktualizovat při jakékoli změně údajů v objednávce. Musíte je ručně aktualizovat v detailu objednávky. Doporučujeme funkci ponechat aktivní.

V detailu objednávky v záložce Popis / oddíl Hlavní najdete poznámku zákazníka, která se vloží do spodní části dokumentu.

Informace o produktech, dopravě, platbě a různých slevách můžete spravovat v oddílu Položky.

Úprava obsahu dokumentu

Přejděte do Nastavení / Objednávky / Dokumenty.

Šablonu objednávky nebo vlastního dokumentu můžete upravovat pomocí editoru textu, protože jsou generovány jako HTML šablona. Když si založíte nový dokument, do textu se automaticky vyplní obsah šablony objednávka. Tu si můžete buď upravit nebo vymazat dle vašeho uvážení.

Přidání zástupce

Do dokumentu můžete přidat dynamickou značku zástupce. Při jejich použití postupujte dle návodu zde.

Obnovení do původního stavu

V případě potíží je možné Objednávku nebo Vlastní dokumenty obnovit do výchozího stavu. Tzn. načte se výchozí šablona objednávky. Stačí kliknout na odkaz  Obnovit, který se nachází pod polem Text.

Upozornění! Vaše případné individuální úpravy, které jste si v dokumentu provedli budou rovněž nahrazeny výchozí šablonou.

Šablona faktury, dobropisu a účtenky

Tyto dokumenty jsou generovány do formátu PDF, aby jej nebylo možné upravovat. Pro úpravu nelze použít klasický textový editor, ale je třeba změny provádět v HTML kódu, obsahujícím speciální formátovací kódování. Fakturu doporučujeme pokud možno neupravovat, pokud nejste zkušeným kodérem.

Diskuse