Objednávky se vytváří automaticky na základě objednávky provedené zákazníkem v košíku na e-shopu nebo si je můžete založit manuálně v administraci.
Objednávky jsou jakési schránky obsahující různé dokumenty - objednávka, faktura, dobropis, účtenka a další vlastní dokumenty. Dokumenty jsou vždy vázány na objednávku, není možné vytvořit dokument bez konkrétní objednávky. Více zde.
Mimo dokumentů obsahuje objednávka údaje o zákazníkovi, fakturační a doručovací adresy, historii objednávky atd.
Administrace objednávky
- V menu administrace zvolte sekci Objednávky / Seznam objednávek.
- Klikněte na požadovanou položku.
- Zobrazí se detail objednávky, který obsahuje následující záložky.
- Popis - Základní informace o stavu objednávky, nakoupených produktech, způsobu dopravy a platby. Dále obsahuje vygenerované dokumenty, exporty do různých externích služeb atd.
- Zákazník - Údaje o zákazníkovi, které vyplnil v košíku. Možnost prokliku na profil v případě, že je zákazník registrovaný.
- Historie - Záznamy změn provedených v rámci administrace. Zjistíte, kdy a kdo změnu provedl, o jaký typ změny šlo, včetně podrobných údajů o tom, jak to vypadalo před a po změně.
Vytvoření objednávky v administraci
Pokud potřebujete vytvořit objednávku ručně, lze to udělat v prostředí administrace následujícím způsobem. U tohoto způsobu založení objednávky je třeba postupně vložit všechny informace od detailu zákazníka až po samotné produkty, způsob dopravy atp.
Při ručním vytvoření objednávky v administraci nedochází automaticky k založení nového zákazníka, jako je tomu při běžné objednávce na e-shopu.
Postup v administraci
- V menu administrace zvolte sekci Objednávky / Seznam objednávek.
- Klikněte na tlačítko "Nová".
- Ve vyskakovacím okně je již předvybrána možnost generovat dokument Objednávka.
Případně si můžete zvolit další vlastní dokumenty, pokud máte vytvořenou jejich šablonu. Více zde.
- Klikněte Vytvořit.
- Vyplňte za zákazníka požadované informace.
- Klikněte Uložit.
Pokladna
Pro rychlé vytvoření objednávky v administraci je samozřejmě ideální modul Pokladna. Díky němu např. jednoduše vyřídíte požadavky zákazníků na prodejně. Více zde.
Objednávka vyřešená (ikonka vlaječky)
Pro lepší přehled, která objednávka je již vyřešená a která zatím ne, můžete používat funkci pro zaškrtnutí nebo odškrtnutí ikony vlaječky. Jedná se pouze o interní informaci pro vás a vaše zaměstnance.
- Aktivace - projeví se jako tmavá vlajka.
- Deaktivace - projeví se jako bílá vlajka.
Manuální nastavení
Aktivovat / deaktivovat ikonu vlaječky je možné v detailu objednávky v její horní části napravo.
- V menu administrace zvolte sekci Objednávky / Seznam objednávek.
- Klikněte na požadovanou položku.
- Ujistěte se, zda máte vybranou záložku Popis.
- V pravé horní části objednávky klikněte na tlačítko Označit jako vyřešené.
Pro stejný účel se ikona vlaječky používá také u jednotlivých položek objednávky.
Hromadné nastavení
UPgates umožňuje aktivovat / deaktivovat vlaječku Vyřešeno také pomocí hromadných úprav. Více zde.
Automatické nastavení
Automatika vám urychlí práci v administraci při odbavování objednávek. Při změně stavu objednávky může dojít zároveň k jejímu automatickému označení jako Vyřešená.
- V menu administrace zvolte sekci Nastavení / Objednávky / Stavy.
- Klikněte na stav, při kterém se má označení provést.
- Zaškrtněte pole Označit jako vyřešeno.
- Uložte.
Objednávka zaplacená
Slouží pro administrátora jako informace o zaplacení objednávky.
Na jejím základě je možné nastavit Automatické generování faktur (více zde). Tzn. pokud je objednávka ve stavu, který má zaškrtnuto pole Označit jako zaplaceno, vygeneruje se faktura.
V případě, kdy si zákazník zboží objedná a nezaplatí, zůstane objednávka stále uložená v administraci. Je třeba jí následně nastavit stav Storno (více zde), aby se zboží vrátilo zpět na sklad a neblokovalo další prodej. K tomuto ukončení objednávky a vrácení zboží na sklad nedojde automaticky.
U plateb uskutečněných prostřednictvím platební brány se pole zaškrtne automaticky po provedení platby. U splátkového prodeje nikoliv.
Přičtení věrnostních bodů zákazníkovi je podmíněné zaplacením objednávky zaškrtnutím tohoto pole. Dokud není objednávka označená jako "Zaplacená" nepřičtou se zákazníkovi věrnostní body za nákup.
Pokud je objednávka označena jako "zaplacená", nedochází již k automatické změně jejího stavu na základě zaslané inforormace z platební brány.
Manuální nastavení
Označit objednávku jako zaplacená můžete v jejím detailu.
- V menu administrace zvolte sekci Objednávky / Seznam objednávek.
- Klikněte na požadovanou položku.
- Ujistěte se, zda máte vybranou záložku Popis.
- Najeďte níže do oddílu Rozšířené.
- U funkce Zaplaceno zaškrtněte pole.
- Provedené změny Uložte.
Hromadné nastavení
UPgates umožňuje označit objednávku jako zaplacenou / nezaplacenou také pomocí hromadných úprav. Více zde.
Automatické nastavení
Automatika vám urychlí práci v administraci při odbavování objednávek. Při změně stavu objednávky může dojít zároveň k jejímu automatickému označení jako Zaplacená.
- V menu administrace zvolte sekci Nastavení / Objednávky / Stavy.
- Klikněte na stav, při kterém se má označení provést.
- Zaškrtněte pole Označit jako zaplaceno.
- Uložte.
Hromadné operace u objednávek
Objednávky lze zpracovávat také hromadnými úpravami (více zde) nebo přes režim úprav (více zde).
Z důvodu náročnosti některých operací se vybrané úkony provádějí na pozadí se zpožděním. Týká se to následujících situací:
- Změnit stav (buď přes hromadné úpravy nebo přes režim úprav) - stav se změní hned, email a SMS (pokud je na stav navázáno) se pošle na pozadí se zpožděním.
- Označit jako zaplaceno (buď přes hromadné úpravy nebo přes režim úprav) - zaplaceno se nastaví hned, ale faktura popř. email (pokud je nastaveno, více zde) se pošle na pozadí se zpožděním.
- Balíkobot objednání svozu - do Balíkobotu se žádost pošle hned a stav objednávky se také změní okamžitě (pokud je nastaveno, více zde). Ale související email nebo SMS (pokud je na stav objednávky navázáno, více zde) se pošle na pozadí se zpožděním.
- Generovat dokumenty - faktura - při požadavku na hromadné generování do 5 položek se provede operace ihned. U většího počtu se dokumenty vytvoří na pozadí se zpožděním (popř. se pošle email, pokud je nastaven - více zde).
U všech operací na pozadí se do Historie objednávky zapíše informace o tom, že dojde k provedení operace se zpožděním (např. Email bude odeslán).
Operace na pozadí se provedou nejpozději do 5 minut.
Zrušení DPH v objednávce
Systém umožňuje zrušit DPH u již přijaté objednávky. To je možné použít také při fakturaci přenesené daňové povinnosti.
Pokud si chcete ověřit, jestli je zákazník plátcem DPH, přejděte do záložky Zákazník a u pole DIČ klikněte na Ověřit plátce DPH.
Postup v administraci
- V menu administrace zvolte sekci Objednávky / Seznam objednávek.
- Vyberte objednávku.
- Ujistěte se, že jste v záložce Popis.
- Přejděte do oddílu Položky.
- Klikněte na tlačítko "Zrušit DPH".
Vrátit DPH
Pokud chcete provedený úkon vzít zpět, klikněte na tlačítko Vrátit DPH.
Do tabulky s objednanými produkty se vráti sloupec DPH a cena se rozepíše na cenu s DPH a bez DPH.
Vrácení DPH u objednávky z e-shopu
Funkci lze použít také v případě, že dorazí objednávka z e-shopu, která má již odebrané DPH na základě aktivné automatické funkce Nákup bez DPH pro plátce (viz. níže).
Nákup bez DPH pro plátce
Další možností je zrušit DPH už v rámci objednávkového procesu v košíku na e-shopu. Více zde.
Smazání objednávky
Objednávky můžete smazat dle návodu zde.
Zobrazení smazaných objednávek
Zobrazit si objednávku můžete pomocí Filtrů nad seznamem objednávek.
- Zvolte sekci Objednávky / Seznam objednávek.
- Rozklikněte možnost Filtr. Více zde.
- Zaškrtněte pole Smazáno.
Obnovení smazané objednávky
Může se stát, že objednávku smažete omylem. Nevadí. UPgates ji dokáže obnovit.
- Aplikujte filtr dle předchozího postupu.
- Zvolte objednávku, kterou chcete obnovit.
- V jejím detailu se objeví upozornění s odkazem Obnovit.
Sloučení objednávek
Jednotlivé objednávky je možné sloučit v administraci e-shopu do jedné nové objednávky. V ní budou obsaženy všechny produkty z původních objednávek.
Do nově vzniklé objednávky se překopírují následující údaje, pokud jsou stejné ve všech slučovaných objednávkách:
- zákaznické údaje,
- typ platby (včetně ceny),
- typ dopravy (včetně ceny).
U sloučené objednávky lze v záložce Historie dohledat, ze kterých objednávek došlo ke sloučení.
Postup v administraci
- Zvolte sekci Objednávky / Seznam objednávek.
- Zaškrtnutím vyberte objednávky, které si přejete sloučit. Výběr provedete postupem pro hromadné zpracování položek. Více zde.
- Pod seznamem objednávek vyberte ve vysouvacím menu Vybrané položky volbu sloučit.
- Poté se otevře vyskakovací okno s volbami, jak se mají zpracovat původní slučované objednávky.
- Vytvoří se nový obchodní případ, v němž je potřeba vytvořit novou objednávku v oddílu Dokumenty tlačítkem + Objednávka.
Přiložení souboru k objednávce
Potřebujete, aby zákazník měl možnost přiložit vlastní soubor k objednávce? Např. obrázek na potisk k tričku. Nastavení spočívá ve vytvoření formuláře s možností nahrání souboru. Tento formulář následně umístíte do detailu produktu s informací, že do něj má zákazník zadat svůj email, který použije v objednávce a nahrát požadovaný soubor. Soubor se tak uloží do komunikace se zákazníkem a dojde tak ke spárování objednávky zákazníka s tímto souborem ve vaší administraci.
- Vytvořte formulář s poli pro email a přílohu (více zde).
- Tento formulář přiřaďte produktu, u kterého se má zobrazovat (více zde).
- Aby jej zákazníci zaručeně nepřehlédli, můžete do krátkého popisu produktu vytvořit odkaz na kotvu (více zde), která bude směřovat na tento formulář.
Automatický tisk objednávek (MS Outlook)
Automatický tisk objednávek se realizuje za pomocí aplikace Microsoft Outlook. Základní princip spočívá v tom, že se po založení objednávky automaticky odešle systémový email s objednávkou ve skryté kopii do emailu, který je nastavený tak, aby všechnu příchozí poštu předal k tisku.
- Založte si novou emailovou schránku (např. tisk@domena.cz).
- Propojte ji se svým Microsoft Outlookem.
- Pro tuto schránku nastavte v Microsoft Outlooku nové pravidlo, které bude tisknout příchozí zprávy nebo jejich přílohy.
- Sekce Domů / Pravidla / Vytvořit pravidlo.
- Zvolte Rozšířené nastavení.
- Vyberte podmínky pro tisk (všechny příchozí zprávy).
- Klikněte Další.
- Zvolte Tisk.
- Klikněte Dokončit.
- V administraci e-shopu nastavte skrytou kopii pro systémové emaily, které jsou spojené s vytvořením objednávky (návod):
- Objednávka přijatá (přihlášený),
- Objednávka přijatá (přihlášený, bankovní převod),
- Objednávka přijatá (nepřihlášený),
- Objednávka přijatá (nepřihlášený, bankovní převod).
- Ověřte funkčnost a správné nastavení vytvořením nové testovací objednávky. Ta nyní pošle skrytou kopii na vámi nastavenou adresu. Po otevření aplikace Microsoft Office se následně email automaticky odešle k tisku.
Import a export
Importovat a exportovat objednávky je možné dle nápovědy zde.
