Objednávky

Objednávky jsou schránky obsahující různé dokumenty a informace o zakoupených produktech a zákazníkovi.

Seznam objednávek

Na seznamu objednávek se nachází všechny objednávky, které jsou vytvořené ve vašem e-shopu, anebo byly vytvořené externími systémy.

Kde seznam objednávek najít:

• V menu administrace zvolte sekci Objednávky a podkategorii Seznam objednávek.

Filtrace v seznamu objednávek

Objednávky si lze snadno vyfiltrovat podle jejich stavu pomocí nabídky nad seznamem objednávek (Vše, Přijatá, atd.).

Náhled detailu v seznamu objednávek

Po najetí na počet produktů ve sloupci Číslo objednávky se objeví detailnější náhled pro danou objednávku. Ten zahrnuje objednané produkty a také detaily zákazníka včetně dodatečných poznámek.

Detail objednávky

Pokud v seznamu objednávek kliknete na číslo objednávky, zobrazí se její detail, který obsahuje

• Zobrazí se detail objednávky, který obsahuje následující záložky.
  • Hlavní - obsahuje základní informace o stavu objednávky, nakoupených produktech, způsobu dopravy a platby. Dále obsahuje vygenerované dokumenty, exporty do různých externích služeb atd.
  • Zákazník - Údaje o zákazníkovi, které vyplnil v košíku. Možnost prokliku na profil v případě, že je zákazník registrovaný.
  • Historie - Záznamy změn provedených v rámci administrace. Zjistíte, kdy a kdo změnu provedl, o jaký typ změny šlo, včetně podrobných údajů o tom, jak to vypadalo před a po změně.

Vytvoření objednávky

Objednávky se vytváří několika způsoby:

• Automaticky - na základě dokončené objednávky zákazníkem v košíku na e-shopu
• Manuálně - vámi / vašim správcem v administraci e-shopu
• Importem - Objednávky je možné zakládat i importem, popřípadě externě (například napojením na služby 3. stran.) Více v naší dokumentaci

Ruční vytváření objednávek

Pokud potřebujete vytvořit objednávku ručně, lze to udělat v prostředí administrace následujícím způsobem. U tohoto způsobu založení objednávky je třeba postupně vložit všechny informace od detailu zákazníka až po samotné produkty, způsob dopravy atp. 

Při ručním vytvoření objednávky v administraci nedochází automaticky k založení nového zákazníka, jako je tomu při běžné objednávce na e-shopu.  

Postup v administraci

1. V menu administrace zvolte sekci Objednávky / Seznam objednávek.
2. Klikněte na tlačítko "+ Nová".
   
   
3. Ve vyskakovacím okně je již předvybrána možnost generovat dokument Objednávka.
   Případně si můžete zvolit další vlastní dokumenty, pokud máte vytvořenou jejich šablonu. Více zde.
   
   
4. Klikněte Vytvořit.
5. Vyplňte za zákazníka požadované informace.
6. Klikněte Uložit.

Pokladna

Pro rychlé vytvoření objednávky v administraci je samozřejmě ideální modul Pokladna. Díky němu např. jednoduše vyřídíte požadavky zákazníků na prodejně. Více zde.

Smazání objednávky

Objednávky můžete smazat dle návodu zde.

Zobrazení smazaných objednávek

Zobrazit si objednávku můžete pomocí Filtrů nad seznamem objednávek.

1. Zvolte sekci Objednávky / Seznam objednávek.
2. Rozklikněte možnost Filtr. Více zde.
3. Zaškrtněte pole Smazáno.
4. Klikněte na tlačítko Zobrazit.

Obnovení smazané objednávky

Může se stát, že objednávku smažete omylem. Nevadí. Upgates ji dokáže obnovit.

1. Aplikujte filtr dle předchozího postupu.
2. Zvolte objednávku, kterou chcete obnovit.
3. V jejím detailu se objeví upozornění s odkazem Obnovit.

Označení objednávek

Objednávka vyřešená (ikonka vlaječky)

Pro lepší přehled, která objednávka je již vyřešená a která zatím ne, můžete používat funkci pro zaškrtnutí nebo odškrtnutí ikony vlaječky. Jedná se pouze o interní informaci pro vás a vaše zaměstnance.

• Aktivace - projeví se jako tmavá vlajka.
• Deaktivace - projeví se jako bílá vlajka.

Manuální nastavení

Aktivovat / deaktivovat ikonu vlaječky je možné v detailu objednávky v její horní části napravo.

• V menu administrace zvolte sekci Objednávky / Seznam objednávek.
• Klikněte na požadovanou položku.
• Ujistěte se, zda máte vybranou záložku Popis.
• V pravé horní části objednávky klikněte na tlačítko Nevyřešeno. Po kliknutí se objednávka označí jako Vyřešeno.

Pro stejný účel se ikona vlaječky používá také u jednotlivých položek objednávky.

Hromadné nastavení

Upgates umožňuje aktivovat / deaktivovat vlaječku Vyřešeno také pomocí hromadných úprav. Více zde.

Automatické nastavení

Automatika vám urychlí práci v administraci při odbavování objednávek. Při změně stavu objednávky může dojít zároveň k jejímu automatickému označení jako Vyřešená. 

1. V menu administrace zvolte sekci Nastavení / Objednávky / Stavy.
2. Klikněte na stav, při kterém se má označení provést.
3. Zaškrtněte pole Označit jako vyřešeno.
4. Uložte.

Objednávka zaplacená

Slouží pro administrátora jako informace o zaplacení objednávky.

Na jejím základě je možné nastavit Automatické generování faktur (více zde). Tzn. pokud je objednávka ve stavu, který má zaškrtnuto pole Zaplaceno, vygeneruje se faktura.

V případě, kdy si zákazník zboží objedná a nezaplatí, zůstane objednávka stále uložená v administraci. Je třeba jí následně nastavit stav Storno (více zde), aby se zboží vrátilo zpět na sklad a neblokovalo další prodej. K tomuto ukončení objednávky a vrácení zboží na sklad nedojde automaticky.

U plateb uskutečněných prostřednictvím platební brány se pole zaškrtne automaticky po provedení platby. U splátkového prodeje nikoliv.

Přičtení věrnostních bodů zákazníkovi je podmíněné zaplacením objednávky zaškrtnutím tohoto pole. Dokud není objednávka označená jako "Zaplacená" nepřičtou se zákazníkovi věrnostní body za nákup.

Pokud je objednávka označena jako "zaplacená", nedochází již k automatické změně jejího stavu na základě zaslané informace z platební brány. Některé platební brány posílají opakovaně informace k objednávkám, které jsou přes ně placené. Odškrtnutím pole Zaplaceno by tak mohlo dojít k nechtěným změnám u dané objednávky (změna stavu a odeslání navazujících emailů apod.).

Manuální nastavení

Označit objednávku jako zaplacená můžete v jejím detailu.

1. V menu administrace zvolte sekci Objednávky / Seznam objednávek.
2. Přejděte do detailu konkrétní objednávky.
3. Ujistěte se, zda máte vybranou záložku Hlavní.
4. Zaškrtněte pole Zaplaceno.
   
5. Zpřístupní se pole Datum platby. V něm vyberte datum zaplacení.
6. Provedené změny Uložte.

Hromadné nastavení

Upgates umožňuje označit objednávku jako zaplacenou / nezaplacenou také pomocí hromadných úprav. Více zde.

Automatické nastavení

Automatika vám urychlí práci v administraci při odbavování objednávek. Při změně stavu objednávky může dojít zároveň k jejímu automatickému označení jako Zaplacená. 

1. V menu administrace zvolte sekci Nastavení / Objednávky / Stavy.
2. Klikněte na stav, při kterém se má označení provést.
3. Zaškrtněte pole Označit jako zaplaceno.
4. Uložte.

Nezaplacené objednávky

Pokud se vám často stává, že zákazník objednávku nezaplatí, můžete využít funkci Upozornění pro nezaplacené objednávky, která takovému zákazníkovi pošle automaticky email s výzvou k zaplacení.

Jak email vypadá?

Jak funkci aktivovat?

1. Přejděte do sekce Nastavení / Objednávky / Rozšířené
2. V poli Aktivní, zvolte hodnotu Ano.

Nastavení podmínky pro upozornění

• Systémový email - Vyberte systémový email, který bude po splnění podmínky odeslán.
• Platby - Vyberte pro které typy plateb bude upozornění odcházet. 
• Typ intervalu - Obsahuje hodnoty Den a Hod. Určuje zda-li k odeslání upozornění dojde v řádu dní, anebo hodin.
• Hodnota intervalu - Můžete zapsat libovolnou číselnou hodnotu, určující po kolika dnech, anebo hodinách, k odeslání dojde.

Průběh automatizace

Automatizace se spouští v pravidelných intervalech.
Pokud objednávka splňuje zadanou podmínku, email bude odeslán. Pokud podmínka splněná nebude čeká se do další provedené kontroly. 

Pokud však objednávka nesplňuje podmínku, zapíše se u ní čas kontroly a již se znovu procházet nebude.
U takové objednávky se následně v detailu objednávky v sekci Historie zobrazí hláška, která určuje proč nebyl email odeslán.

Možné příčiny neposlání e-mailu:

• Objednávka nemá stejný typ platby, který je v podmínce definován.
• Objednávka již byla zaplacena.
• Objednávka je ve stavu storno.

Podmínka se spouští pouze na objednávky, které vzniknou po aktivaci této automatizace.

Pozor! Systémový email Objednávka připomínka platby má systémově předpřipravené proměnné a podmínky pro jeho správné použití. To znamená, že je vytvořen pouze pro objednávky, které mají platby typu Platba online(kartou) a Bankovní převod. Pokud email nastavíte / odešlete u objednávky, která takový typ platby nemá, nemusí být email korektně napsán. Pokud si budete chtít podmínku upravit, můžete postupovat podle naši nápovědy.

Zaplacené objednávky

Každá objednávka má možnost propojit se na platební bránu. Díky tomu se objednávka dokáže sama nastavit jako zaplacená.

Jakmile se objednávka přes platební bránu zaplatí, přepne se automaticky do stavu Platba úspěšná.

Automatické nastavení objednávky jako zaplacená

1. Přejděte do sekce Nastavení / Objednávky - Stavy,
2. Najděte stav Platba úšpěšná a otevřete její detail,
3. V sekci Automatické operace zatrhněte checkbox pro Označit jako zaplaceno,
4. Uložte.

Tímto se bude vždy objednávka v tomto stavu označovat jako zaplacená.

Automatické nastavení poděkování za zaplacení

Pokud ještě nemáte vytvořte si vlastní email s poděkováním. Poté..

1. Přejděte do sekce Nastavení / Objednávky - Stavy,
2. Najděte stav Platba úšpěšná a otevřete její detail,
3. V sekci Automatické operace v poli Odeslat systémový email vyberte vámi vytvořený email s poděkováním,
4. Uložte.

Tímto se bude vždy u objednávky s tímto stavem odesílat email s poděkováním za zaplacení.

Hromadné operace u objednávek

Objednávky lze zpracovávat také hromadnými úpravami (více zde) nebo přes režim úprav (více zde).

Z důvodu náročnosti některých operací se vybrané úkony provádějí na pozadí se zpožděním. Týká se to následujících situací:

• Změnit stav (buď přes hromadné úpravy nebo přes režim úprav) - stav se změní hned, email a SMS (pokud je na stav navázáno) se pošle na pozadí se zpožděním.
• Označit jako zaplaceno (buď přes hromadné úpravy nebo přes režim úprav) - zaplaceno se nastaví hned, ale faktura popř. email (pokud je nastaveno, více zde) se pošle na pozadí se zpožděním.
• Balíkobot objednání svozu - do Balíkobotu se žádost pošle okamžitě. Ale související změna stavu objednávky (pokud je nastaveno, více zde), email nebo SMS (pokud je na stav objednávky navázáno, více zde) se pošle na pozadí se zpožděním.
• Export PDF - generování PDF dokumentů dle zvoleného typu proběhne na pozadí se zpožděním.
• Generovat dokumenty - faktura - při požadavku na hromadné generování do 5 položek se provede operace ihned. U většího počtu se dokumenty vytvoří na pozadí se zpožděním (popř. se pošle email, pokud je nastaven - více zde).

U všech operací na pozadí se do Historie objednávky zapíše informace o tom, že dojde k provedení operace se zpožděním (např. Email bude odeslán).

Operace na pozadí se provedou nejpozději do 5 minut.

Sloučení objednávek

Jednotlivé objednávky je možné sloučit v administraci e-shopu do jedné nové objednávky. V ní budou obsaženy všechny produkty z původních objednávek.

Do nově vzniklé objednávky se překopírují následující údaje, pokud jsou stejné ve všech slučovaných objednávkách:

• zákaznické údaje,
• typ platby (včetně ceny),
• typ dopravy (včetně ceny).

U sloučené objednávky lze v záložce Historie dohledat, ze kterých objednávek došlo ke sloučení.

Postup v administraci

1. Zvolte sekci Objednávky / Seznam objednávek.
2. Zaškrtnutím vyberte objednávky, které si přejete sloučit. Výběr provedete postupem pro hromadné zpracování položek. Více zde.
3. Pod seznamem objednávek vyberte ve vysouvacím menu Vybrané položky volbu sloučit.
4. Poté se otevře vyskakovací okno s volbami, jak se mají zpracovat původní slučované objednávky. 
   
5. Vytvoří se nový obchodní případ, v němž je potřeba vytvořit novou objednávku v oddílu Dokumenty tlačítkem + Objednávka.

Duplikace objednávky

Objednávku je možné duplikovat v administraci e-shopu.

Postup v administraci - ze seznamu objednávek

1. Zvolte sekci Objednávky / Seznam objednávek.
2. Na konci řádku každé objednávky se nachází akční tlačítka. Klikněte na tlačítko pro duplikaci objednávky.
   
3. Budete přesměrování do detailu zduplikované objednávky.

Postup v administraci - z detailu objednávky

1. Zvolte sekci Objednávky / Seznam objednávek.
2. Přejděte do detailu konkrétní objednávky.
3. V pravé části najeďte myší na ikonu tlačítka Více a klikněte na Duplikovat.
   
4. Budete přesměrování do detailu zduplikované objednávky.

Při duplikaci objednávky se jako variabilní symbol vloží číslo z číselné řady obchodního případu, nikoliv objednávky.

Přiložení souboru k objednávce

Tip! Díky propojení na API, můžete zpřehledem řešit napříkald distribuci elektronických klíčů (licencí) pro digitální produkty.

Přílohy do objednávky z vaší strany je možné vložit v sekci Objednávky / Seznam objednávek. Vyberte objednávku, do které chcete přílohu zvolit a přejděte do jejího detailu.

V sekci Hlavní / Přílohy můžete pomíc tlačítka "+ Nový" přidávat soubory a odkazy, které chcete, aby zákazník měl u objednávky k dispozici.
Vkládat můžete obrázky a soubory přímo z disku, vložit URL odkaz, anebo nahrát zcela nový soubor z vašeho počítače (zařízení).

Soubory takto vložené do objednávky se ukládají k vám do uložiště souborů, avšak nejsou vidět, pozor tak na vymezený Diskový prostor.
Pokud chcete do objednávky vložit soubor, který již ve vašem uložiště existuje, vložte jej jako odkaz. Opětovným vložením souboru do objednávky byste tak vytvořili zbytečně duplicitní soubor.

Pozor! Dbejte prosím na velikost přidávaného souboru. Přílohy, které do objednávky vkládáte totiž můžete mít nastaveny tak, aby odcházely do emailu zákazníkovi. Velikost souboru tak může ovlivnit správné dokončení tohoto procesu, protože velké soubory nelze přes emaily posílat.

Mazání příloh v objednávkách

Pokud budete chtít provést smazání přílohy z vašeho uložiště můžete to provést ve statistikách využítí diskového prostoru.

Kliknutím na ikonku koše (smazat), se vám zobrazí nové pop-up okno. V tomto okně nastavte datum, podle kterého se všechny objednávky starší než vámi nastavený datum smažou. Tímto zmizí také z detailu objednávek a nebude možné je zákazníkem snovu stáhnout.

Přílohy v emailu

Přílohy v emailu jsou automaticky přidány do systémových emailových šablon. Pokud máte šablony vlastní (upravené) přílohy v nich nemusí být obsaženy.

Zobrazení v objednávce

Přílohy se zákazníkovi v objednávce budou zobrazovat v Uživatelské sekci po přihlášení.

Dokumenty objednávky

K objednávce je možné vytvořit několik typů dokumentů (Faktura, dobropis, účtenka, anebo i vlastní). Více se dozvíte v naší nápovědě o dokumentech.

Pozor! Objednávky a dokumenty jsou uchovávány v Upgates pouze 1 rok.

Změna DPH v objednávce

Systém umožňuje změnit sazbu DPH u již přijaté objednávky. To je možné použít také při fakturaci přenesené daňové povinnosti.

Pokud si chcete ověřit, jestli je zákazník plátcem DPH, přejděte do záložky Zákazník a u pole DIČ klikněte na Ověřit plátce DPH.

Postup v administraci

1. V menu administrace zvolte sekci Objednávky / Seznam objednávek.
2. Vyberte konkrétní objednávku.
3. V detailu objednávky se přesuňte na záložku Popis.
4. Přejděte do oddílu Položky.
5. Klikněte na tlačítko "Změnit DPH".
   
6. Z vysouvací nabídky zvolte sazbu DPH, která se má nastavit u všech položek.
7. Změnu potvrďte ve vyskakovacím okně.

Změna DPH u objednávky z e-shopu

Funkci lze použít také v případě, že dorazí objednávka z e-shopu, která má již odebrané DPH na základě aktivní automatické funkce Nákup bez DPH pro plátce (viz. níže).

Nákup bez DPH pro plátce

Další možností je zrušit DPH už v rámci objednávkového procesu v košíku na e-shopu. Více zde.

Objednávka v režimu plátce DPH

Tento údaj informuje o tom, jestli byl v době vytvoření objednávky provozovatel e-shopu plátcem DPH. Změnou lze přepnout způsob aktuálního zpracování objednávky.

Např. dřívější objednávku vytvořenou jako provozovatel e-shopu / neplátce DPH můžete změnit na plátce DPH. A poté si nastavit u položek potřebné sazby DPH dle zákonných povinností.

Postup v administraci

1. Zvolte sekci Objednávky / Seznam objednávek.
2. Přejděte do detailu konkrétní objednávky.
3. Na stránce přejděte do oddílu Rozšířené.
4. Dle potřeby změňte zaškrtnutí pole Objednávka v režimu plátce DPH.
5. Změnu uložte.

Automatický tisk objednávek (MS Outlook)

Automatický tisk objednávek se realizuje za pomocí aplikace Microsoft Outlook. Základní princip spočívá v tom, že se po založení objednávky automaticky odešle systémový email s objednávkou ve skryté kopii do emailu, který je nastavený tak, aby všechnu příchozí poštu předal k tisku.

1. Založte si novou emailovou schránku (např. tisk@domena.cz).
2. Propojte ji se svým Microsoft Outlookem.
3. Pro tuto schránku nastavte v Microsoft Outlooku nové pravidlo, které bude tisknout příchozí zprávy nebo jejich přílohy.
   1. Sekce Domů / Pravidla / Vytvořit pravidlo.
   2. Zvolte Rozšířené nastavení.
   3. Vyberte podmínky pro tisk (všechny příchozí zprávy).
   4. Klikněte Další.
   5. Zvolte Tisk.
   6. Klikněte Dokončit.
4. V administraci e-shopu nastavte skrytou kopii pro systémové emaily, které jsou spojené s vytvořením objednávky (návod):
   • Objednávka přijatá (přihlášený),
   • Objednávka přijatá (přihlášený, bankovní převod),
   • Objednávka přijatá (nepřihlášený),
   • Objednávka přijatá (nepřihlášený, bankovní převod).
5. Ověřte funkčnost a správné nastavení vytvořením nové testovací objednávky. Ta nyní pošle skrytou kopii na vámi nastavenou adresu. Po otevření aplikace Microsoft Office se následně email automaticky odešle k tisku.

Automatizace procesů a objednávek

Pokročilé automatizace procesů a zpracování objednávek můžete realizovat prostřednictvím doplňků či služeb externích agentur. Aktuální nabídku doplňků najdete zde.

Vzorové dokumenty ke stažení

Níže si můžete stáhnout následující vzorové dokumenty:

• Odstoupení od kupní smlouvy
• Reklamace
• Souhlas se zpracováním osobních údajů

Dokumenty je potřeba doplnit o některé své údaje (logo atd.) a případně upravit podle aktuálních zákonných požadavků.