Objednávky můžete založit manuálně v administraci nebo se vytvoří automaticky na základě objednávky provedené zákazníkem v košíku na e-shopu. Objednávky jsou jakési schránky obsahující různé dokumenty - objednávka, faktura, dobropis, účtenka a další vlastní dokumenty. Dokumenty jsou vždy vázány na objednávku, není možné vytvořit dokument bez konkrétní objednávky. Mimo dokumentů obsahuje objednávka údaje o zákazníkovi, fakturační a doručovací adresy, historii obchodního případu atd.
Detail objednávky obsahuje záložky:
- Popis - Základní informace o stavu objednávky, nakoupených produktech, způsobu dopravy a platby, vygenerované dokumenty, exporty do různých externích služeb atd.
- Zákazník - Údaje o zákazníkovi, které vyplnil v košíku. Možnost prokliku na profil v případě, že je zákazník registrovaný.
- Historie - Záznamy změn provedených v rámci administrace. Zjistíte, kdy a kdo změnu provedl, o jaký typ změny šlo, včetně podrobných údajů o tom, jak to vypadalo před a po změně
Správa objednávek
Objednávky, které dostanete se obvykle zpracovávají tím způsobem, že se exportují do systému přepravce, kde dochází k tisku štítků na balíky. To je časově náročně vzhledem k tomu, že je třeba tento export udělat pro každého dopravce zvlášť. Pro urychlení práce doporučujeme využívat následujících externích služeb:
- Balíkobot - umožňuje tisk štítků přímo z administrace vašeho UPgates projektu. Zahrnuje napojení na mimořádně velké množství dopravců pro expedici balíků. Více zde.
- Chameleoon - je webová aplikace, pomocí které můžete snadno a rychle vytvářet objednávky přepravy a tisknout expediční štítky pro více přepravních společností v jedné administraci. Více zde.
Pro lepší přehled v objednávkách a rychlou správu doporučujeme, abyste si přizpůsobili sloupce seznamu objednávek podle návodu zde dle vlastních potřeb. Díky tomu budete moci snáze filtrovat a odbavovat objednávky.
Pokud se objednávky stará více uživatelů, často se stává, že některý z nich objednávku smaže a jiné osobě se poté zdá, že zmizela. Abyste tomu předešli, doporučujeme zobrazit v seznamu také smazané objednávky dle návodu zde. Případné mezery v číselné řadě smazaných objednávek můžete doplnit dle návodu zde. Objednávky v sobě nesou informaci o variabilním symbolu na generovaných dokumentech. Změnit variabilní symbol můžete podle tohoto návodu zde.
Rychlý náhled objednávky a souvisejících dokumentů můžete zobrazit najetím myší ikonku lupy a následně kliknout na daný dokument.
V případě používání propojení na Pohodu, Money S3 a obdobné informační systémy dochází k pravidelnému přenosu objednávek ze systému do účetního systému automaticky každých 5 minut.
Zobrazení v administraci
Často se ptáte
U našeho projektu nám z administrace zmizel seznam objednávek, nerozumím tomu proč.
Seznam objednávek ve vašich administracích vidíme. Zkuste se případně odhlásit / přihlásit nebo si odstranit aplikovaný filtr.
