Objednávky se vytváří automaticky na základě objednávky provedené zákazníkem v košíku na e-shopu nebo si je můžete založit manuálně v administraci.
Objednávky jsou jakési schránky obsahující různé dokumenty - objednávka, faktura, dobropis, účtenka a další vlastní dokumenty. Dokumenty jsou vždy vázány na objednávku, není možné vytvořit dokument bez konkrétní objednávky. Více zde.
Mimo dokumentů obsahuje objednávka údaje o zákazníkovi, fakturační a doručovací adresy, historii objednávky atd.
Administrace objednávky
- V menu administrace zvolte sekci Objednávky / Seznam objednávek.
- Klikněte na požadovanou položku.
- Zobrazí se detail objednávky, který obsahuje následující záložky.
- Popis - Základní informace o stavu objednávky, nakoupených produktech, způsobu dopravy a platby. Dále obsahuje vygenerované dokumenty, exporty do různých externích služeb atd.
- Zákazník - Údaje o zákazníkovi, které vyplnil v košíku. Možnost prokliku na profil v případě, že je zákazník registrovaný.
- Historie - Záznamy změn provedených v rámci administrace. Zjistíte, kdy a kdo změnu provedl, o jaký typ změny šlo, včetně podrobných údajů o tom, jak to vypadalo před a po změně.
Vytvoření objednávky v administraci
Pokud potřebujete vytvořit objednávku ručně, lze to udělat v prostředí administrace následujícím způsobem. U tohoto způsobu založení objednávky je třeba postupně vložit všechny informace od detailu zákazníka až po samotné produkty, způsob dopravy atp.
Při ručním vytvoření objednávky v administraci nedochází automaticky k založení nového zákazníka, jako je tomu při běžné objednávce na e-shopu.
Postup v administraci
- V menu administrace zvolte sekci Objednávky / Seznam objednávek.
- Klikněte na tlačítko "Nová".
- Zaškrtněte ve vyskakovacím okně Objednávka.
- Klikněte Vytvořit.
- Vyplňte za zákazníka požadované informace.
- Klikněte Uložit.
Objednávka vyřešená (ikonka vlaječky)
Pro lepší přehled, která objednávka je již vyřešená a která zatím ne, můžete používat funkci pro zaškrtnutí nebo odškrtnutí ikony vlaječky. Jedná se pouze o interní informaci pro vás a vaše zaměstnance.
- Aktivace - projeví se jako tmavá vlajka.
- Deaktivace - projeví se jako bílá vlajka.
Manuální nastavení
Aktivovat / deaktivovat ikonu vlaječky je možné v detailu objednávky v její horní části napravo.
- V menu administrace zvolte sekci Objednávky / Seznam objednávek.
- Klikněte na požadovanou položku.
- Ujistěte se, zda máte vybranou záložku Popis.
- V pravé horní části objednávky klikněte na tlačítko Označit jako vyřešené.
Pro stejný účel se ikona vlaječky používá také u jednotlivých položek objednávky.
Hromadné nastavení
UPgates umožňuje aktivovat / deaktivovat vlaječku Vyřešeno také pomocí hromadných úprav. Více zde.
Automatické nastavení
Automatika vám urychlí práci v administraci při odbavování objednávek. Při změně stavu objednávky může dojít zároveň k jejímu automatickému označení jako Vyřešená.
- V menu administrace zvolte sekci Nastavení / Objednávky / Stavy.
- Klikněte na stav, při kterém se má označení provést.
- Zaškrtněte pole Označit jako vyřešeno.
- Uložte.
Objednávka zaplacená
Slouží pro administrátora jako informace o zaplacení objednávky.
Na jejím základě je možné nastavit Automatické generování faktur (více zde). Tzn. pokud je objednávka ve stavu, který má zaškrtnuto pole Označit jako zaplaceno, vygeneruje se faktura.
V případě, kdy si zákazník zboží objedná a nezaplatí, zůstane objednávka stále uložená v administraci. Je třeba jí následně nastavit stav Storno (více zde), aby se zboží vrátilo zpět na sklad a neblokovalo další prodej. K tomuto ukončení objednávky a vrácení zboží na sklad nedojde automaticky.
Pokud je objednávka označena jako "zaplacená", nedochází již k automatické změně jejího stavu na základě zaslané inforormace z platební brány.
Přičtení věrnostních bodů zákazníkovi je podmíněné zaplacením objednávky zaškrtnutím tohoto pole. Dokud není objednávka označená jako "Zaplacená" nepřičtou se zákazníkovi věrnostní body za nákup.
Manuální nastavení
Označit objednávku jako zaplacená můžete v jejím detailu.
- V menu administrace zvolte sekci Objednávky / Seznam objednávek.
- Klikněte na požadovanou položku.
- Ujistěte se, zda máte vybranou záložku Popis.
- Najeďte níže do oddílu Rozšířené.
- U funkce Zaplaceno zaškrtněte pole.
- Provedené změny Uložte.
Hromadné nastavení
UPgates umožňuje označit objednávku jako zaplacenou / nezaplacenou také pomocí hromadných úprav. Více zde.
Automatické nastavení
Automatika vám urychlí práci v administraci při odbavování objednávek. Při změně stavu objednávky může dojít zároveň k jejímu automatickému označení jako Zaplacená.
- V menu administrace zvolte sekci Nastavení / Objednávky / Stavy.
- Klikněte na stav, při kterém se má označení provést.
- Zaškrtněte pole Označit jako zaplaceno.
- Uložte.
Zrušení DPH v objednávce
Systém umožňuje zrušit DPH u již přijaté objednávky. To je možné použít také při fakturaci přenesené daňové povinnosti.
Postup v administraci
- V menu administrace zvolte sekci Objednávky / Seznam objednávek.
- Vyberte objednávku.
- Ujistěte se, že jste v záložce Popis.
- Přejděte do oddílu Položky.
- Klikněte na tlačítko "Zrušit DPH".
Vrátit DPH
Pokud chcete provedený úkon vzít zpět, klikněte na tlačítko Vrátit DPH.
Do tabulky s objednanými produkty se vráti sloupec DPH a cena se rozepíše na cenu s DPH a bez DPH.
Vrácení DPH u objednávky z e-shopu
Funkci lze použít také v případě, že dorazí objednávka z e-shopu, která má již odebrané DPH na základě aktivné automatické funkce Nákup bez DPH pro plátce (viz. níže).
Nákup bez DPH pro plátce
Další možností je zrušit DPH už v rámci objednávkového procesu v košíku na e-shopu. Více zde.
Smazání objednávky
Objednávky můžete smazat dle návody zde.
Zobrazení smazaných objednávek
Zobrazit si objednávku můžete pomocí Filtrů nad seznamem objednávek.
- Zvolte sekci Objednávky / Seznam objednávek.
- Rozklikněte možnost Filtr. Více zde.
- Zaškrtněte pole Smazáno.
Obnovení smazané objednávky
Může se stát, že objednávku smažete omylem. Nevadí. UPgates ji dokáže obnovit.
- Aplikujte filtr dle předchozího postupu.
- Zvolte objednávku, kterou chcete obnovit.
- V jejím detailu se objeví upozornění s odkazem Obnovit.
Import a export
Importovat a exportovat objednávky je možné dle nápovědy zde.
