Souhlasy a GDPR

Co je GDPR?

GDPR je nařízení EU, které vstoupilo v účinnost od 25. května 2018 a představuje nový právní rámec ochrany osobních údajů v EU s cílem hájit a chránit co nejvíce práva občanů EU proti neoprávněnému zacházení s jejich daty, včetně osobních údajů. GDPR se týká všech firem a institucí, jednotlivců a online služeb, které zpracovávají data uživatelů.

Souhlasy se zpracováním údajů

Ve všech formulářích a objednávkovém procesu máte možnost přidat vámi vytvořené souhlasy, bez kterých není možné formulář nebo objednávku odeslat.

Aktivní souhlas

U určitých typů souhlasů se zpracováním osobních údajů je třeba prokázat tzv. aktivní souhlas, aby bylo vše v souladu s GDPR. V tomto případě je nutné, aby zákazník zaškrtl pole, které je ve výchozím stavu nezaškrtnuté. Tím se aktivní souhlas zajistí. Vše se zapíše do administrace e-shopu.

Díky aktivními souhlasu není možné mít ve výchozím stavu zaškrtnutý souhlas např. s obchodními podmínkami e-shopu, zasíláním newsletteru atp.  

Historie souhlasů

V detailu zákazníka vidíte veškeré souhlasy, které vám zákazník udělil, a jejich platnost. Pokud zákazníka nebo jeho souhlas smažete, informace o výmazu se zanese do systému a bude zohledněna globálně.

Vytvoření nového souhlasu

Následujícím způsobem můžete vytvořit nový typ souhlasu, který je možné přidat k vybraným formulářům. Více zde.

Typy souhlasů

  • Zaškrtávací pole (checkbox) - Pro udělení souhlasu musí zákazník provést aktivní zaškrtnutí pole. Tento souhlas se následně zapíše do historie souhlasů v detailu zákazníka.
    Odeslání formuláře můžete podmínit povinným zaškrtnutím tohoto pole. K tomu je třeba zaškrtnout funkci Povinné pole v detailu souhlasu.
  • Text - jedná se pouze o informovaný souhlas, kdy není nutné nic zaškrtávat a zákazník dostane pouze informaci v podobě nějakého informačního textu.

V textovém popisu souhlasu  je možné doplnit také odkaz, který lze nasměrovat na stránku s podrobnými informacemi.

Postup v administraci

  1. V menu administrace zvolte sekci Nastavení / Základní / Souhlasy.
  2. Klikněte na tlačítko + Nový.
  3. Vyplňte požadované údaje.
  4. Uložte.

Přidání souhlasu do formuláře

Vytvořený souhlas je třeba přidat do formuláře a tím ho zobrazit zákazníkovi na e-shopu. S tímto formulářem se bude následně přiřazený souhlas identifikovat.

Pokud se jedná o formulář pro povolení zasílání newsletteru, souhlas se bude týkat oslovení daného zákazníka právě tímto marketingovým nástrojem.

K objednávkovému formuláři je možné přiřadit souhlasy pro srovnávače zboží. Poté se tyto souhlasy zobrazí na výběr v nastavení podmínky Odeslat u srovnávačů zboží, např. Heureka. Více zde.

Postup v administraci

  1. V menu administrace zvolte sekci Obsah / Formuláře.
  2. Klikněte na tužku u daného formuláře.
  3. Otevřete oddíl Formulářová pole. 
  4. Klikněte na tlačítko Přidat souhlas.
  5. Vyberte jeden z vytvořených souhlasů, případně založte souhlas nový dle následující nápovědy.
  6. Uložte.

Přehled souhlasů zákazníka

V administraci si můžete zobrazit všechny souhlasy, které určitý zákazník potvrdil. 

  1. V menu administrace zvolte sekci Zákazníci / Seznam zákazníků.
  2. Vyberte zákazníka, u kterého chcete zjistit, zda potvrdil určitý souhlas.
  3. Klikněte na záložku Přehledy.
  4. Přejděte do oddílu Souhlasy.

Expirace udělení souhlasu dle GDPR

U souhlasu lze nastavit i doba jeho platnosti. Jakmile platnost souhlasu vyprší, systém automaticky nastaví souhlasu, že je expirován.

Nastvení platnosti souhlasu

  1. V menu administrace zvolte sekci Nastavení / Základní / Souhlasy.
  2. Otevřete vybraný souhlas.
  3. Vyplňte pole Platnost v měsících.
  4. Uložte.

Zobrazení expirovaných souhlasů u konkrétního zákazníka

Souhlasy, které vám zákazník udělil můžete najít v administraci následujícím způsobem.

  1. V menu administrace zvolte sekci Zákazníci.
  2. Vyberte konkrétního zákazníka.
  3. Zvolte záložku Přehledy a sjeďte níže do oddílu Souhlasy.
  4. Zde vidíte všechny souhlasy, které vám zákazník udělil. Kurzívou jsou označeny ty, u kterých již skončila platnost.

Zobrazení všech zákazníků s expirovaným souhlasem

Pro rychlý přehled je možné expirované souhlasy vyfiltrovat v seznamu zákazníků.

  • Otevřete filtr v modulu Zákazníci / Seznam zákazníků.
  • Ve filtru je sekce Souhlasy.
  • Vyberte konkrétní souhlas.
  • Vyberte ty, kdo souhlasili - Ano.
  • Vyberte ty, kdo mají souhlas expirovaný - Ano.

Následně stačí vyfiltrované zákazníky oslovit emailem nebo telefonicky a požádat je o prodloužení souhlasu.

Odeslání konverze na základě souhlasu

Systém dokáže omezit odesílání konverzí do služeb třetích stran na základě potvrzení souhlasu. V následujícím příkladu si ukážeme, jak toto omezení nastavit u srovnávače Heureka.

Postup v administraci

  1. Vytvořte si nový souhlas pro odeslání konverze do srovnávačů a poté pokračujte níže. Více zde.
  2. Vložte souhlas do objednávkového fomuláře a poté pokračujte níže. Více zde.
  3. V menu administrace zvolte sekci Propojení / Heuréka.
  4. Nastavte, kdy se má daná konverze odeslat do služby třetích stran.
  5. Uložte.

Text souhlasu s obchodními podmínkami

Před dokončením objednávky je potřeba, aby zákazník zaškrtnul pole Souhlasím s Obchodními podmínkami. Tento aktivní souhlas je nařízen Českou obchodní inspekcí jako nutná podmínka před odesláním objednávky a nelze jej systémově vynechat.

Je však možné změnit jeho znění nebo odkaz, aby směřoval na jinou URL adresu. Postup se liší podle grafických šablon, které používáte v e-shopu. Více zde.

Grafické šablony verze 3.8 a novější

Tyto šablony využívají pro obchodní podmínky běžný souhlas. Nelze jej smazat, pouze deaktivovat v detailu souhlasu.

Postup v administraci

  1. Přejděte do sekce Nastavení / Základní / Souhlasy.
  2. Souhlas Obchodní podmínky změníte bežným způsobem pro úpravu položek. Více zde.
  3. V detailu souhlasu prověďte potřebné úpravy.
  4. Provedené změny uložte.

Grafické šablony verze 3.7 a starší

Tyto šablony mají obchodní podmínky uložené ve formě překladu.

Postup v administraci

  1. V menu administrace zvolte sekci Obsah / Překlady.
  2. Vyhledejte klíčová slova z dané fráze, tedy "obchodními podmínkami".
  3. Postupujte běžným způsobem pro úpravu překladů. Více zde.
  4. Upravte stávající text, který se bude zákazníkům zobrazovat.
  5. Uložte.

Ochrana osobních údajů v rámci Upgates

Jak je na tom s ochranou osobních údajů systém Upgates ve vztahu ke svým klientům najdete zde.

Na této stránce

Další zdroje informací

Facebook poradna

Výměna zkušeností, rady a tipy mezi provozovateli e-shopů na systému UPgates.

Přejít do poradny

Akademie

Získejte znalosti od našich specialistů na marketing, obchod, právo a podnikání.

Přejít do akademie

Novinky z Blogu

Co nového jsme pro vás připravili nebo chystáme najdete na blogu.

Přejít do blogu

Nepodařilo se Vám najít tu správnou odpověď?

Kontaktujte naši technickou podporu, která je tu pro vás od pondělí do pátku 8:00 až 16:00 hod.

Zákaznická podpora