U každé vytvořené objednávky si můžete vygenerovat různé dokumenty. Ty přednastavené si můžete graficky a obsahově upravit (více zde). Nové vlastní dokumenty pak založit a rovněž upravit do optimální podoby.
Vygenerované dokumenty lze zaslat jako přílohu prostřednictvím systémového emailu z detailu objednávky nebo automaticky na základě změny stavu zásob. Více zde.
Typy dokumentů
Dokumenty lze dělit podle způsobu založení:
- Přednastavené dokumenty - Je možné je upravit, ale nikoli smazat.
- Objednávka - Formát HTML. Má vždy číselnou řadu. Lze upravovat pomocí wysiwyg editoru.
- Faktura, dobropis, účtenka - Formát PDF. Má vždy číselnou řadu. Lze upravovat ve speciálním kódu podobnému HTML.
- Vlastní dokumenty - zakládáte si vlastní typy dokumentů. Formát HTML. Mohou nebo nemusí mít číselnou řadu. Lze upravovat pomocí wysiwyg editoru. Jako výchozí obsah je použitá šablona objednávky.
Další možností dělení je dle číselné řady:
- S číselnou řadou (převážně účetní doklady; záleží na číslování dokumentů)
- Bez číselné řady (např. obchodní podmínky, letáky), které obvykle do účetnictví nezahrnujeme.
Úprava dokumentů
Postup v administraci
- V menu administrace zvolte sekci Nastavení / Objednávky / Dokumenty.
- Klikněte na název šablony dokumentu, který chcete upravit.
- Proveďte požadované úpravy.
- Uložte.
- Vyzkoušejte si vygenerovat daný dokument v objednávce, zda se vše v pořádku. Viz. nápověda zde.
Vzhled dokumentů si můžete upravit svépomocí nebo externí firmou. Zásahy do dokumentů však doporučujeme dělat jen zkušenějším uživatelům. Případná chyba totiž může způsobit špatné generování faktur, které se promítne do fungování celého e-shopu.
Faktury, dobropisu a účtenky
Tyto dokumenty jsou generovány do formátu PDF, aby je nebylo možné následně upravit. Pro změny v šabloně nelze použít klasický Textový editor, ale je třeba je provádět v HTML kódu, obsahujícím speciální formátovací kódování. Je třeba znát HTML jazyk a každou změnu si zálohovat a následně zkontrolovat.
Úprava ostatních dokumentů
Provádí se pomocí Textového editoru (více zde).
Vložení dynamického zástupce
Stejně jako do systémových emailů lze i do dokumentů vkládat dynamické zástupce. Více o jejich fungování v nápovědě zde.
Obnovení šablony do původního stavu
Pokud se vám v dokumentu nepodařilo provést požadované úpravy nebo jej chcete prostě jen obnovit do výchozího stavu, lze to provést následujícím způsobem.
Upozornění! Všechny individuální úpravy provedené na šabloně dokumentu se po obnovení odstraní. Kód se nahradí výchozím nastavením pro daný typ dokumentu.
Postup v administraci
- V menu administrace zvolte sekci Nastavení / Objednávky / Dokumenty.
- Klikněte na požadovanou šablonu.
- Pod textovým polem klikněte na odkaz Obnovit. Pokud se vám ikonka nezobrazuje, znamená to, že v textovém poli zatím nebyly provedené žádné úpravy.
- Uložte.
Zaokrouhlování dokumentů
Zaokrouhlování celkové hodnoty v dokumentech lze nastavit dle nápovědy zde.
Logo v dokumentu
Univerzální logo, které zadáte v nastavení obchodu, se zobrazí také v dokumentech. V dokumentu je třeba mít umístěnou značku {$logo}.
Více o logu e-shopu v nápovědě zde.
Razítko v dokumentu
Do faktury, ale také dobropisu, lze přidat do spodní části dokumentu razítko.
Razítko má obvykle pouze černobílou formu, často bývá i překryté podpisem. Do této podoby jej můžete dostat například naskenováním nebo i vytvořením v grafickém editoru jako např. www.photopea.com.
Postup v administraci
- Přejděte do Nastavení / Objednávky / Dokumenty.
- Vyberte dokument Faktura nebo Dobropis.
- Klikněte na pole Razítko.
- Přidejte obrázky ze správce souborů. Více zde.
- Uložte.
Zobrazení v dokumentu
Razítko se ve výchozím nastavení šablon dokumentů zobrazuje pod Celkovou cenou objednávky.
Generování dokumentů
V administraci máte možnost u objednávek generovat různé dokumenty. Generování lze provádět jednotlivě u každé objednávky zvlášť nebo hromadnou operací. UPgates umožňuje vytvářet také vlastní dokumenty (více zde).
Pokud zákazník nakoupí na e-shopu, automaticky se mu vystaví dokument Objednávka se stavem Přijatá.
Ruční generování
- V menu administrace zvolte sekci Objednávky / Seznam objednávek.
- Klikněte na požadovanou objednávku.
- Sjeďte níže do oddílu Dokumenty.
- Vybrte dokument, který chcete přidat a klikněte na jeho tlačítko.
- Vyplňte potřebné údaje.
- Klikněte na Generovat.
Po založení objednávky se automaticky založí dokument objednávka. Ostatní dokumenty je třeba generovat ručně dle potřeby v administraci.
Hromadné generování
Pro urychlení práce s dokumenty můžete využít hromadné operace. Tímto způsobem můžete efektivně vytvořit dokumenty k více objednávkám najednou.
- V menu administrace zvolte sekci Objednávky / Seznam objednávek.
- U vybraných položek proveďte hromadnou operaci dle nápovědy.
- Zvolte možnost Vybrané položky: "Generovat dokumenty".
- Vyplňte požadované pole.
- Klikněte na generovat.
- Datum vystavení, Datum zdanitelného plnění - Požadovaná pole pro upřesnění hodnot v dokumentu můžete nechat prázdná. V takovém případě se doplní datum vytvoření objednávky.
- Datum splatnosti - Datum termínu úhrady. V případě jeho nezadání se vloží datum vytvoření objednávky + nastavená výchozí hodnota z Nastavení / Objednávky / Dokumenty.
Automatické generování faktury
Nastavte podle návodu zde.
Generování a odeslání účtenky
Nastavte podle návodu zde.
Zobrazení vygenerovaného dokumentu
Rychlý náhled vygenerovaného dokumentu zobrazíte po najetí myší na ikonku lupy.
V menu administrace zvolte sekci Objednávky / Seznam objednávek.
V seznamu objednávek
Zobrazí se otevírací menu s nabídkou dokumentů.
V detailu objednávky
- Klikněte na požadovanou objednávku.
- Ujistěte se, zda máte vybranou záložku Popis.
- Najeďte níže do oddílu Dokumenty.
Aktualizace generovaných dokumentů
Občas potřebujete upravit data v již vygenerovaném dokumentu na základě aktuálního stavu vyřízení objednávky. Např. jste přidali do objednávky nový produkt, změnili dopravu po dohodě se zákazníkem atd.
Dobropis a účtenku jako jediné dokumenty upravovat nelze. Také z účetního hlediska to není správné. V tomto případě je třeba založit další nové dokumenty typu dobropis nebo účtenka. Původní můžete smazat jen tehdy, pokud jsou poslední v číselné řadě a nevznikne tak díra. Ostatní dokumenty se aktualizují běžným způsobem dle uvedeného postupu.
Fakturu lze rovněž aktualizovat, nicméně nedoporučujeme to, pokud již byla zaslána zákazníkovi. V tom případě je lepší vygenerovat dobropis a následně vystavit fakturu novou.
Postup v administraci
- V menu administrace zvolte sekci Objednávky / Seznam objednávek.
- Vyberte objednávku, kterou chcete upravovat.
- Sjeďte níže do oddílu Dokumenty.
- Klikněte na ikonku tužky daného dokumentu. Otevře se okno s možnostmi dalších úprav. Po uložení proběhne aktualizace.
- U vybraných typů dokumentů je k dispozici tlačítko pro rychlou aktualizaci bez otevření okna úprav.
- Upravte potřebné údaje, případně ponechte údaje původní.
- Klikněte na Generovat.
Automatická aktualizace dokumentů
Všechny dokumenty mimo Faktura, Dobropis a Účtenka se aktualizují automaticky na základě provedených změn v objednávce.
Data vystavení, zdanitelného plnění a splatnosti lze upravovat také u Faktury. Dobropis se vytváří na základě dat ve Faktuře.
Účtenku a Dobropis lze pouze smazat a nově založit. Upravovat tyto dokumenty nelze.
Změna zákazníka v dokumentu
Systém umožňuje změnit také údaje o zákazníkovi uvedené v dokumentu.
- V menu administrace zvolte sekci Objednávky / Seznam objednávek.
- Klikněte na ikonku tužky požadované objednávky.
- Klikněte na šedou záložku Zákazník.
- Upravte požadované údaje o zákazníkovi.
- Uložte provedené změny.
- Přepněte se zpět do záložky Popis.
- Proveďte přegenerování konkrétních dokumentů dle postupu v předchozí kapitole.
Změna dodavatele v dokumentu
Jedná se o změnu údajů o provozovateli e-shopu. Např. váš e-shop v době generování dokumentu nebyl plátcem DPH a teď jím už je (více zde).
Pokud dojde k jakékoli změně v podobných údajích, nepromítne se tato změna do dokumentů automaticky. Dokumenty (které to umožňují) je třeba nejdříve aktualizovat pomocí ikony tužky. Viz. postup aktualizace dokumentů výše.
Odeslání dokumentu emailem
Vygenerovaný dokument lze odeslat na email zákazníka pomocí systémového emailu.
Vytvoření přílohy v systémovém emailu
Nejdříve je třeba dokument umístit do šablony systémového emailu jako přílohu. Více informací v nápovědě zde.
Odeslání systémového emailu
Více informací, jakými způsoby lze odeslat systémový email najdete v nápovědě zde.
Export dokumentů
UPgates umožňuje export Faktur, Dobropisů a Účtenek dle nápovědy zde.
