Číselné řady slouží pro generování unikátních pořadových čísel dokumentů, produktů, objednávek a zákazníků. Unikátní číslo je nutné pro evidenci a spárování dokumentů s účetními systémy nebo platbami.
Při založení každé následující nové položky (např. dokumentu nebo produktu) se pořadové číslo v řadě automaticky zvýší o jedno. V detailu položky je nicméně možné vygenerované číslo manuálně přepsat a mít tak individuální označení. Systém zároveň hlídá unikátnost čísla. Nemůže se tak stát, že by měly dvě položky totožné označení v číselné řadě.
Pokud má váš e-shop více jazykových mutací, číselná řada je jen jedna, společná pro všechny mutace.
Typy číselných řad
- Objednávka (obchodní případ)
- Objednávka dokument
- Faktura
- Dobropis
- Další vlastní dokumenty s povoleným generováním číselné řady
- Produkty
- Kategorie
- Zákazníci
Při smazání položky dochází k přerušení číselné řady. Konkrétně se číslování chová následovně:
- Dokumenty
- smazání posledního dokumentu - Další vytvořený dokument se vrátí o jedno číslo zpět na jeho místo. Např. Když smažete dokument č. 0012, nový založený bude mít opět označení 0012.
- smazání dokumentu ze středu číselné řady - V řadě zůstává číselná díra. Faktury nedoporučujeme mazat, ale vystavovat dobropis.
- U objednávek (obchodní případ), produktů, kategorií a zákazníků se po jakémkoli smazání číselná řada neposouvá zpět a číslování pokračuje dál. Bez ohledu na to, zda byla odstraněna položka na konci nebo ve středu číselné řady.
Nastavení číselné řady
U každé z řad je možné před a za generované číslo nastavit vlastní identifikátor.
Toto nastavení slouží především pro možnost odlišení číselných řad různých účetních období. Obvykle se na začátku roku začíná novou číselnou řadu tak, že změníte např. předponu na rok a číslo nastavíte na 00001. První vytvořený dokument v novém roce 2020 tak bude mít označení 202000001.
Postup v administraci
- V menu administrace zvolte sekci Nastavení / Základní / Číselné řady.
- Do předpony a koncovky vložíte části kódu, které zůstávají neměnné a identifikují samotný dokument, případně účetní období.
- V prostředním poli zadejte počáteční číslo číselné řady. Následující vygenerovaný dokument toto číslo zvýší o jeden.
- Uložte.
Konečnou podobu kódu číselné řady najdete pod formulářovými poli číselné řady. Viz. náhled výše.
Změny se neprojeví u dokumentů vytvořených zpětně. V případě potřeby lze vygenerované číslo v konkrétních případech ručně změnit.
Přidání vlastní číselné řady
Pokud si vytvoříte vlastní typ dokumentu, můžete si k jeho kódu nastavit číselnou řadu.
Výchozí dokumenty jako jsou objednávka, faktura, dobropis, účtenka mají tuto možnost povinně zaškrtnutou a aktivní.
Postup v administraci
- V menu administrace zvolte sekci Nastavení / Objednávky / Dokumenty.
- Klikněte na tlačítko + Nový.
- V detailu dokumentu zaškrtněte pole Dokument s číselnou řadou.
- Uložte změny.
- Pokračujte do modulu Nastavení / Základní / Číselné řady pro nastavení číselné řady nově vzniklého typu dokumentu. Více zde.
Párování dle kódu
Párování produktů, objednávek, kategorií nebo zákazníků při importu probíhá na základě jejich kódu. Bližší informace o importu a exportu.
Vyplnění mezer v číselné řadě
Pokud omylem nebo úmyslně smažete nějaký dokument, vytvoří se v jeho číselné řadě mezera. Tuto mezeru můžete opět zaplnit, můžete obdobným způsobem, jako je uveden níže.
Postup v administraci
- Zjistěte, kde máte v číselné řadě dokumentů mezeru.
- Změňte nastavení číselných řad tak, aby v prosředním poli byla první chybějící hodnota (více v návodu zde)
- Vytvořte u objednávky nový dokument (více zde).
- Ten se založí s chybějícím číslem do mezery.
- Následující dokumenty budou pokračovat ve vyplňování mezery číselné řady a poté budou pokračovat v běžném číslování dále.
Příklad
V administraci jste odstranili faktury č. 00003 a 00004 (z účetního pohledu by se faktury neměly mazat, vždy by se měl správně vystavit dobropis). Mezitím jste však vytvořii další 00005 a 00006. Nastavíte tak číselnou řadu na 00003. První vytvořená faktura bude mít označení 00003 a druhá 00004 (protože chyběly a způsobovaly mezeru). Další 00005 a 6 jsou již hotové, proto je systém přeskočí. Třetí vygenerovaná faktura tak bude mít označení 00007.
Zobrazení v dokumentech
Variabilní symbol
Číslo variabilního symbolu se vytváří ze základu z čísla objednávky. Níže se dozvíte, jak ho ideálně nastavit. U každé objednávky lze tento variabilní symbol upravit dle individuální potřeby.
Nastavení číselné řady
Variabilní symbol se generuje na základě nastavení číselné řady objednávek. Obsahuje pouze prostřední část číselné řady bez nul na začátku, bez předpony a koncovky.
Více o nastavení číslených řad najdete v nápovědě zde.
Nevyhovující nastavení
Následující nastavení číselné řady vygeneruje objednávku s číslem O2021000690.
Variabilní symbol se vygeneruje pouze jako 690, což není ideální tvar. Prefix O2021 není součástí. Viz ukázka z faktury:
Vyhovující nastavení
Následující nastavení číselné řady vygeneruje rovněž objednávku s číslem O2021000690.
Touto úpravou docílíte generování variabilních symbolů začínajících číslem 2021000691. Prefix O není součástí.
Prostřední část číselné řady nesmí obsahovat písmena, pouze číslice.
Individuální variabilní symbol
Nevyhovující variabilní symbol je možné upravit. Změnu lze provést u konkrétní objednávky, nebo hromadně pro všechny nově generované variabilní symboly.
Postup v administraci
- V menu administrace zvolte sekci Objednávky / Seznam objednávek.
- Klikněte na požadovanou objednávku.
- Sjeďte níže do oddílu Rozšířené.
- Upravte pole Variabilní symbol.
- Uložte.
- V případě potřeby aktualizujte požadovaný dokument. Více zde.
