Modul Pokladna nabízí propojení online e-shopu s kamennou prodejnou. Jedná se o přirozený krok pro úspěšně se rozšiřující podniky nebo již zaběhnuté firmy. Díky pokladně lze zjednodušit proces vytvoření objednávky v administraci pomocí tabletu, telefonu nebo v běžném počítači.

V administraci zvolíte sekci Pokladna a zákazníky pohodlně obsloužíte. Se zákazníkem vytváříte prakticky stejnou objednávku jako jste zvyklí v administraci objednávek, jen ve zjednodušeném prostředí, které je kompatibilní se čtečkou čárových kódů a generuje automaticky účtenky.

Proč používat pokladnu?

  • Supluje registrační pokladnu pro EET.
  • Vytváří a eviduje daňové doklady.
  • Okamžitě eviduje změny stavu na skladě.
  • Vhodné pro použití na telefonu nebo tabletu i běžném počítači.
  • Podporuje čtečky čárových kódů pro rychlé markování produktů.
  • Eviduje statistiky a finanční přehledy.
  • Využívá data eshopu jako jsou seznamy zákazníků, slevy, doklady atd.

Objednání přes pokladnu

Následujícím způsobem můžete vytvářet objednávky přes rozhraní pokladny.

Postup v administraci

  1. V menu administrace zvolte sekci Pokladna.
  2. Pod tlačítkem Rozšířené najdete výchozí nastavení pokladny, které můžete pro daný obchodní případ upravit. Více o výchozím nastavení pokladny v nápovědě zde.

  3. Přidejte produkty tak, že je vyhledáte v databázi e-shopu (záložka Hledat). Položky můžete do pokladny přidat ne jen vepsáním názvu nebo kódu produktu, ale také pomocí čtečky čárkových kódů. Přidá se EAN kód, podle kterého bude produkt vyhledán.
  4. Další možností přidání produktu do pokladny je pomocí seznamu vybraných produktů (záložka Vybrané). Více zde.
  5. Nebo přidáte vlastní produkt (záložka Vlastní). Více zde.
  6. Navíc umožňuje pokladna přidat k objednávce slevu (záložka Sleva).
  7. Pomocí ikonky nastavte variantu produktu (pokud u něj nějaká existuje).
  8. Pomocí ikonky přidejte produkt do košíku.
  9. Do objednávky můžete přidat Zakazníka.
    • Vybrat zákazníka - vyhledáte v databázi e-shopu již založeného zákazníka (Zákazníci / Seznam zákazníků).
    • Vytvořit nového zákazníka - vyplníte údaje o zákazníkovi. Nový zákazník se přidá také do databáze e-shopu.
  10. Po přidání alespoň jednoho produktu do košíku se vpravo dole na obrazovce objeví tlačítko Platba.
  11. Po najetí myší na tlačítko se objeví dvě možnosti platby.
    • Hotově - Přejdete na stránku s číselníkem, kde zadáte částku (možno použít numerické klávesy na klávesnici), kterou přijímáte od zákazníka. Zobrazí se hodnota pro částku k vracení.
    • Kartou - Je třeba mít k dispozici vlastní platební terminál, přes který dojde k zaplacení objednávky. 
  12. Klikněte na tlačítko Zaplatit vpravo dole na obrazovce.
  13. Přepočítá se hotovost v pokladně (přidá se zaplacená částka).
  14. Vygenerují se dokumenty, které jsou označeny v nastavení pokladny (např. účtenka). Více zde.
  15. Klikněte na tlačítko Nová platba pro restart celého procesu.

Vybrané produkty

Pro rychlejší přidávání produktů do objednávky máte možnost definovat nejčastěji používané položky a ty zobrazovat v záložce Vybrané. Během nákupu stačí na záložku kliknout a nabídka je ihned k dispozici. Obvykle jsou zde nastaveny ty nejčastěji prodávané a opakující se položky. 

Přidání položky do vybraných

  1. V menu administrace zvolte sekci Nastavení / Pokladna.
  2. Zvolte pokladnu, kterou chcete spravovat.
  3. Přejděte do oddílu Vybrané produkty.
  4. Klikněte na tlačítko + Nový.
  5. Vyhledejte požadované produkty v databázi e-shopu.
  6. Klikněte na tlačítko Přidat na řádku produktu.
  7. Uložte změny.

Vlastní produkt

Pokud potřebujete přidat produkt nebo službu, která není v běžné nabídce, můžete to udělat pomocí Vlastního produktu. Informace vyplníte do formulářových polí. Ty se následně zobrazí na vygenerovaném dokumentu (např. účtence).

Postup v administraci

  1. V menu administrace zvolte sekci Nastavení / Pokladna.
  2. Klikněte na záložku Vlastní.
  3. Zadejte požadované údaje o položce.
  4. Kliknutím na tlačítko  přidejte vlastní produkt do košíku.

Zaplacení objednávky v pokladně

V pokladně lze načíst také objednávky vytvořené na e-shopu nebo v administraci Objednávek a přímo je zaplatit.

Postup v administraci - modul Pokladna

  1. V menu administrace zvolte sekci Pokladna.
  2. Klikněte na tlačítko Načíst objednávku.
  3. Do pole zadejte číslo objednávky. Systém vyhledá danou objednávku a zobrazí ji v otevíracím menu včetně jména zákazníka.
  4. Klikněte na řádek s vyhledanou objednávkou.
  5. Podle zadaného typu platby u objednávky se zobrazí jedna z možností:
    • Kartou na pokladně: Zobrazí se částka k zaplacení a souhrn objednávky.
    • Hotově na pokladně: Zobrazí se částka k zaplacení, souhrn objednávky a číselník pro zadání částky přijaté od zákazníka.
    • Jiný nebo žádný typ platby: Je potřeba změnit typ platby na kartou nebo hotově na pokladně najetím na spodní tlačítko v pokladně Platba (zobrazí se výběr z těchto dvou možností).
  6. Případně se můžete prokliknout zpět do detailu načtené objednávky pomocí tlačítka Upravit objednávku.
  7. Klikněte na tlačítko Dokončit platbu.
  8. Následující stránka zobrazuje přehled již vytvořených dokumentů k dané objednávce. Tyto dokumenty je možné si otevřít pro kontrolu a případný tisk.
    Tlačítkem Upravit objednávku se přesunete na detail této objednávky.

Postup v administraci - detail Objednávky

  1. V menu administrace zvolte sekci Objednávky.
  2. Otevřete si konkrétní objednávku.
  3. V horním menu klikněte na tlačítko Pokladna. Budete přesměrování do sekce Pokladna, kde pokračujte dle postupu výše od bodu 5.
  4. Pokud již byla objednávka zaplacena dříve, pak není tlačítko Pokladna aktivní.

Vytvoření nové pokladny

Ve výchozím stavu máte již přednastavenou pokladnu s příznačným názvem Pokladna. Pokud chcete přidat novou, např. pro určité prodejce nebo měny, máte následující postup:

Postup v administraci

  1. V menu administrace zvolte sekci Nastavení / Pokladna.
  2. Přejděte do oddílu Seznam pokladen.
  3. Klikněte na tlačítko + Nová.
  4. V detailu vyplňte požadované údaje.
  5. Provedené změny Uložte

Nastavení pokladny

Každá pokladna má své nastavení. Umožňuje funkce jako aplikování cen dle ceníků pro registrované zákazníky, generování dokumentů, označování stavů objednávek nebo třeba posílat systémové emaily. 

Postup v administraci

  1. V menu administrace zvolte sekci Nastavení / Pokladna.
  2. Přejděte do oddílu Seznam pokladen.
  3. Vyberte stávající pokladnu, kterou chcete nastavit. Případně vytvořte pokladnu novou kliknutím na tlačítko + Nová.
  4. V detailu pokladny vyplňte požadované údaje. 
  5. Provedené změny Uložte.

Vklad / výběr hotovosti

Do pokladny můžete vložit nebo z ní vybrat hotovost následujícím způsobem.

  • Vložit v případě nedostatku hotovosti,
  • Vybrat, pokud je v pokladně z bezpečnostních důvodů příliš velká částka.

Tento úkon je možné dělat kdykoliv. 

Postup v administraci

  1. V menu administrace zvolte sekci Nastavení / Pokladna.
  2. Klikněte na pokladnu, kterou chcete spravovat.
  3. Přejděte do oddílu Hotovost.
  4. klikněte na tlačítko Vklad do pokladny nebo Výběr z pokladny.
  5. Vyplňte požadovaná pole.
  6. Klikněte na tlačítko Vložit.

Nastavení prodejce

Pro práci s pokladnou je třeba prodavače, který bude kasu obsluhovat. Dle tohoto návodu můžete jednotlivým uživatelům přiřadit pokladnu a tím z něj vytvořit prodejce

Postup v administraci

  1. V seznamu prodejců se automaticky zobrazí všichni uživatelé administrace. Více zde.
  2. Pokud potřebujete přidat uživatele (prodejce) nového, klikněte na tlačítko + Nový. Přejdete do sekce Nastavení / Administrace / Uživatelé, kde postupujte dle návodu zde.
  3. Ujistěte se, že uživatel (prodejce) má nastavena práva používat modul Pokladna. Více zde.
  4. V seznamu prodejců se nachází sloupec Vybrat pokladnu.
  5. Vybraným uživatelům nastavte přístup do konkrétní pokladny.
  6. Provedené změny Uložte.

Statistiky pokladny

Následujícím způsobem zobrazíte evidenci financí spojenou s pokladnou. 

Postup v administraci

  1. V menu administrace zvolte sekci Statistiky / Pokladna.
  2. V záložce Denní souhrn najdete počáteční a konečnou hotovost, denní obrat a další souhrnné statistiky daného dne.
  3. Ty zobrazíte v možnostech po kliknutí na tlačítko Sloupce (více zde).
  4. V záložce Historie transakcí najdete všechny realizované transakce na dané pokladně od začátku používání.

Často se ptáte

Lze načíst v pokladně i objednávky vytvořené v e-shopu?

V současnosti nelze v pokladně načíst a zpracovat objednávky vytvořené v e-shopu nebo ručně v administraci objednávek.

Vytvoření účtenky v detailu objednávky automaticky navýší hotovost v pokladně?

Vytvoření účtenky v detailu objednávky neprovede automatické navýšení stavu hotovosti v pokladně.

Nepomohla Vám tato nápověda?

Požádejte o radu zkušené eshopery v UPgates poradně.

UPgates poradna