Emailové zprávy zasílané zákazníkovi ze systému administrace jsou většinou reakcí na událost provedenou zákazníkem nebo administrátorem e-shopu. Např. zákazník provede objednávku, registraci, zeptá se na něco v kontaktním formuláři, nechá si vygenerovat zapomenuté heslo, změní se stav objednávky atd. 

Možnosti zasílání zpráv ze systému

Automatické

Výchozí (přednastavené) systémové emaily se odešlou automaticky ze systému, kdykoli vznikne nějaká konkrétní událost. Např. zákazník objedná, registruje se, požádá o změnu hesla atd.

Rovněž je možné automaticky odeslat systémový email při změně stavu objednávky. Více zde.

Manuální

Systémové emaily lze použít také jako šablony pro manuální zasílání zpráv zákazníkovi z administrace e-shopu (např. z detailu objednávky, zprávy nebo zákazníka). Pokud tedy posíláte opakující se emailové zprávy, vytvořením systémové šablony si zefektivníte práci.

Vytvoření systémového emailu

V systému máte ve výchozím stavu přednastavené systémové emaily. Ty můžete editovat nebo si založit vlastní, zcela nové.

Postup v administraci

  1. Pro zobrazení systémových emailů přejděte do Nastavení / Emaily / Systémové emaily.
  2. Kliknutím na ikonku se zobrazí tip s rychlou nápovědou, co daný systémový email znamená a kdy se automaticky odešle.
  3. Klikněte na tlačítko + NOVÁ nebo upravte stávající kliknutím na ikonku tužky.
  4. Upravte obsah dle potřeby.
  5. Uložte.

Odeslání systémového emailu

Systémový email je možné z administrace e-shopu odeslat zákazníkovi následujícími způsoby:

Ručně z detailu objednávky

  1. V menu administrace zvolte sekci Objednávky / Seznam objednávek.
  2. Kliknutím na ikonu tužky přejděte na detail vybrané položky.
  3. Pod názvem položky najeďte myší na tlačítko E-mail.
  4. Zobrazí se otevírací menu s nabídkou vytvořených systémových emailů dle Nastavení / Emaily / Systémové emaily
  5. Kliknutím na vybranou položku se otevře okno s předvyplněnými údaji ze systémového emailu.
  6. Proveďte případně změny a Uložte.

Automaticky při změně stavu objednávky

Systémový email se může odeslat automaticky při změně stavu objednávky. Více informací zde.

Příklad odeslání emailu po zaplacení v platební bráně: Lze nastavit automatické odeslání systémového emailu po zaplacení v platební bráně. V tomto případě se automaticky změní stav objednávky na Platba úspěšná. Na tento stav už stačí jen navázat systémový email (Více zde). 

Ručně v odpovědi na zprávu

Pokud si chcete předpřipravit odpovědi na časté dotazy zákazníků, lze toto vyřešit pomocí systémových emailů. Více informací zde.

Jazyková mutace zprávy

V případě, že váš e-shop využívá více jazykových mutací, zákazníkovi se odešle zpráva v tom jazyce, na jehož jazykové mutaci zprávu založil.

Např. Pokud si aktivuje sledování dostupnosti (více zde) v SK jazyce, v systému bude SK jazyk evidován jako výchozí a proto se mu odešle slovenský systémový email i přesto, že je z ČR. Změnit toto nastavení můžete v detailu zákazníka.

Skrytá kopie

Pokud vyplníte pole Skrytá kopie zprávy, pošle se zpráva v kopii také na daný email. Tímto způsobem můžete archivovat na daném emailu všechny odeslaných systémové emaily.

V poli je ve výchozím stavu přednastaven Email e-shopu {$system_email}. Nicméně ten lze dle potřeby změnit.

Postup v administraci

  1. V menu administrace zvolte sekci Nastavení / Emaily / Systémové emaily.
  2. Klikněte na šablonu, jejíž skrytou kopii chcete změnit.
  3. V oddílu Text vyplňte do pole Skrytá kopie požadovaný email (buď dynamicky {$system_email} nebo v běžné formě jmeno@vas-email.cz)
  4. Uložte.

Řešení problémů 

V případě, že se vám skytý email neodesílá jak má, zkontrolujte následující:

  • Ověřte své nastavení domény (více zde) a případně opravte hlášené chyby.
  • Některé servery mají nastavené filtrování zpráv tak, že nedovolí stejného příjemce a odesilatele. Pro kontrolu kontaktujte provozovatele vašeho emailu. 
  • Zkuste nastavit do kopie jinou ověřenou emailovou adresu (více zde), zda se zpráva doručí.  
  • Pokud ani jeden z uvedných postupů nepomůže, kontaktujte naši technickou podporu (více zde).

Přílohy

Text zprávy si vyplňujete v textového editoru podobně jako když píšete obsah stránky e-shopu.

Do přílohy lze vložit dokumenty, např. objednávku nebo fakturu, nebo jakýkoli soubor.

Postup v administraci

  1. V menu administrace zvolte sekci Nastavení / Emaily / Systémové emaily.
  2. Klikněte na šablonu, kterou chcete upravovat.
  3. V oddílu Přílohy vyberte Dokumenty, které se přiloží k systémovému emailu, pokud v tu chvíli existují. 
  4. V oddílu Přílohy vložte Soubor, který se odešle jako příloha systémového emailu. Ten je třeba nejdříve nahrát do Správce souborů (více zde). Souborem může být např. PDF s obchodními podmínkami atp. 
  5. Uložte.

Přílohy systémových emailů - dokumenty nebo soubory

Generování neexistujícího dokumentu

Může se stát, že odešlete systémový email, v jehož příloze je nastaven dokument, který však nebyl zatím vygenerován. Případně systém automaticky vygeneruje email zákazníkovi na základě změny stavu objednávky. Více zde.

Dle typu dokumentu mohou nastat tyto situace:

  • Faktura, dobropis, účtenka - pokud zatím neexistují, nedojde k jejich dogenerování a zákazníkovi se neodešlou.
  • Objednávka a ostatní - pokud zatím neexistují, dojde k jejich dogenerování a zákazníkovi se odešlou. 
Na této stránce
Zpět

Další zdroje informací

Facebook poradna

Výměna zkušeností, rady a tipy mezi provozovateli e-shopů na systému UPgates.

Přejít do poradny

Akademie

Získejte znalosti od našich specialistů na marketing, obchod, právo a podnikání.

Přejít do akademie

Novinky z Blogu

Co nového jsme pro vás připravili nebo chystáme najdete na blogu.

Přejít do blogu

Nepodařilo se Vám najít tu správnou odpověď?

Kontaktujte naši technickou podporu, která je tu pro vás od pondělí do pátku 8:00 až 16:00 hod.

Zákaznická podpora