Emaily

Email e-shopu

Zde nastavujete globální emailovou adresu vašeho e-shopu, která se využívá pro odesílání obecných automatických emailů generovaných systémem.

Má značku {$system_email} a ta se využívá jako výchozí emailová adresa v systémových emailech nebo formulářích. Pokud je ale zpráva odeslána konkrétním uživatelem administrace (např. zpráva zákazníkovi z detailu objednávky), tato zpráva bude odeslána z emailové adresy uživatele, kterou má nastavenou ve svém profilu.

Postup v administraci

1. V menu administrace zvolte sekci Nastavení / Základní / Nastavení obchodu.
2. V oddílu Komunikace upravte pole Systémový email {$system_email}.
3. Uložte provedené změny.

Email uživatele vs. email e-shopu

Pokud je zpráva odeslána konkrétním uživatelem administrace (např. zpráva zákazníkovi z detailu objednávky), tato zpráva bude odeslána z emailové adresy uživatele, kterou má nastavenou ve svém profilu. Tedy nikoliv z emailu e-shopu.

Emailové adresy a jejich ověření

Seznam ověřených adres, ze kterých lze zasílat emailové zprávy z administrace e-shopu. Funkce zajišťuje, aby byly všechny odchozí emaily z administrace odesílány pouze z emailových adres, které jsou ve vlastnictví administrátora e-shopu a jsou řádně ověřeny. Jedná se o zajištění bezpečnosti před zneužitím systému Upgates pro zasílání neověřených a spamových emailů. Systém se takto brání proti tomu, aby se dostal na různé black listy.

Ověřené emaily lze následně použít v modulech systémové emaily, emailing, zprávy, objednávky atd. Není možné se zákazníky komunikovat jinak, než přes ověřené emaily.

Postup v administraci

1. V menu administrace zvolte sekci Nastavení / Emaily / Emailové adresy.
2. Klikněte na tlačítko + Nový.
   
3. Napište emailovou adresu.
4. Uložte.
5. Na zadaný email vám systém odešle emailovou zprávu s požadavkem na potvrzení. 
6. Po potvrzení odkazu je adresa ověřená a zařazena do systému. Od té chvíle se začne přidávat do odeslaných emailových zpráv.

Automatické přidání emailové adresy

Email pro komunikaci v modulu Nastavení / Administrace / Uživatelé a Email e-shopu v Nastavení / Základní / Nastavení obchodu se automaticky přidává také do modulu Emailové adresy. Takto vložený email čeká na ověření - dokud v zaslané potvrzovací zprávě nedojde k jeho aktivaci pomocí odkazu. Dokud není aktivována nová emailová adresa, používá se emailová adresa původní.

Emailový podpis

Emailový podpis e-shopu

V emailu se používá systémový (univerzální) podpis, který se pomocí značky {$system_email_signature} využívá na různých místech administrace (např. v systémových emailech, v uživatelích). 

1. V menu administrace zvolte sekci Nastavení / Základní / Nastavení obchodu.
2. V oddílu Komunikace upravte pole Emailový podpis {$system_email_signature}.
3. Uložte provedené změny.

Emailový podpis uživatele

Pokud je zpráva odeslána jedním z uživatelů administrace (např. zpráva zákazníkovi z detailu objednávky), tato zpráva bude odeslána s podpisem uživatele, který má nastavený ve svém profilu.

Nastavení v profilu

1. V menu administrace zvolte sekci Můj účet / Profil.
2. V poli Podpis vyplňte vlastní text podpisu.
3. Případně zde ponechte zástupce {$system_email_signature}, který vloží Emailový podpis e-shopu (viz výše).
4. Uložte.

Nastavení v modulu Uživatelé

Jednotlivé podpisy může administrátor nastavit v modulu Uživatelé.

1. V menu administrace zvolte sekci Nastavení / Administrace / Uživatelé.
2. Vyberte konkrétního uživatele nebo vytvořte nového (více zde).
3. V poli Podpis vyplňte vlastní text podpisu.
4. Případně zde ponechte zástupce {$system_email_signature}, který vloží Emailový podpis e-shopu (viz výše).
5. Uložte.

Emaily na vaší vlastní doméně

Z pohledu zákazníka e-shopu je vždy důvěryhodnější, když s ním e-shop komunikuje prostřednictvím emailu na vaší vlastní doméně (např. info@domena.cz).

Odesílání systémových emailů

Dále když posíláte zákazníkům emaily z administrace Upgates (např. systémové emaily, odpovědi na dotazy ve zprávách atd.), v odesílateli se vždy uvádí vaše emailová adresa. Tato emailová adresa musí být výhradně na vaší vlastní doméně (např. info@moje-domena.cz). Na obecné emailové adrese jako např. jmeno.prijmeni@seznam.cz nebo jmeno@gmail.com to není možné. Proto je třeba, abyste si založili emailovou schránku na vlastní doméně.

Emailovou schránku si můžete zřídit zdarma u Upgates, pokud jste již v ostrém provozu (viz. dále) nebo u jakéhokoli vlastního poskytovatele domény (např. Wedos, Active24, Forpsi a podobně).

Emailová schránka od Upgates?

Většina e-shopů komunikuje se svými zákazníky prostřednictvím emailu na vlastní doméně. Vypadá to důvěryhodněji, než když zákazníkovi přijde např. faktura od odesílatele s emailem @gmail.com nebo @seznam.cz. Takovéto emaily navíc neprojdou spamovým filtrem příjemce, pokud jsou generovány ze systému e-shopu. Proto je nutné si nastavit emailovou schránku na vlastní doméně. Jak toho dosáhnout?

• Emailovou schránku na doméně již mám
  - Emaily si můžete ponechat u svého dosavadního poskytovatele, na kterého jste zvyklí, pokud vám umožní emailovou schránku u něj nadále provozovat. Není nutné emaily zbytečně migrovat na Upgates.
• Emailovou schránku na doméně ještě nemám
  - Emaily si můžete zřídit u některého z běžných poskytovatelů hostingových služeb jako je wedos, active24, forpsi atd.
  - Pro ty, kdo upřednostňují mít vše pod jednou střechou, nabízíme emailovou schránku na našich serverech Upgates za podmínek uvedených v administraci e-shopu pod Nastavení / Emaily / Emailová schránka. Stačí kontaktovat zákaznickou podporu a emailovou schránku vám zřídíme. Kapacita emailové schránky je 1GB a není omezena počtem emailů.
  V případě zřízení schránky u Upgates nastavení DNS a MX záznamů se provádí v administraci domény u registrátora (tam, kde si zákazník doménu zakoupil). U každého registrátora to funguje trochu jinak, a z tohoto důvodu není pro správu emailů bližší návod k dispozici.

Odeslání žádosti o zřízení emailové schránky

Pro zřízení emailové schránky na vlastní doméně je třeba kontaktovat technickou podporu Upgates.

Emailovou schránku je možné si u nás nechat založit pouze pokud je váš e-shop na ostré doméně. Pokud jste stále ve zkušební verzi, nebude vám schránka založena.

Postup v administraci

1. Kontaktujte technickou podporu (více zde) a postupujte dle informací níže.
2. Do předmětu zprávy napište "Žádost o zřízení emailové schránky pro doménu XXXXXXX.XX". Vyplňte název své domény.
3. Obvykle do 2 pracovních dnů vám dorazí přihlašovací údaje do rozhraní, kde můžete provádět správu emailové schránky.
4. Proveďte požadované nastavení dle instrukcí v doručené odpovědi.

Nastavení domény

Pro emailové schránky zřízené přes Upgates posíláme v tiketu veškeré údaje potřebné k nastavení emailu. To zahrnuje také nastavení MX záznamu.

Aktivní má být pouze jeden MX záznam, zaslaný v tiketu. Kontrolu MX záznamů lze provést např. službou MX Lookup Tool.

U domény, na které emailová schránka funguje, je potřeba také zkontrolovat správné nastavení DKIM a SPF záznamů. V opačném případě se může stát, že budou emaily padat zákazníkům do spamu. Více zde.

Převod emailové schránky Upgates

Obsah emailové schránky vedené u předchozího poskytovatele emailových služeb pro Upgates lze přenést k našemu novému poskytovateli emailů.

Postup přenosu emailů

1. Přihlásíte se do administrace své nové emailové schránky zde.
   
2. Na úvodní stránce administrace klikněte na záložku Synchronizační úlohy.
   
3. V této záložce klikněte na jedno z tlačítek Vytvořit novou synchronizační úlohu.
   
4. Otevře se vyskakovací okno, ve kterém je potřeba vyplnit následující údaje:
   
   • Uživatelské jméno: vyberte si emailovou adresu, do které se přenesou emaily od původního poskytovatele emailové schránky
   • Jméno hostitele: vložte hodnotu mail.m4u.cz
   • Port: zadejte hodnotu 993
   • Uživatelské jméno: zadejte své uživatelské jméno, se kterým jste se přihlašovali k původní emailové schránce
   • Heslo: zadejte své heslo, se kterým jste se přihlašovali k původní emailové schránce
   • Způsob šifrování: ujistěte se, že je vybrána hodnota SSL
   • Interval kontroly (minuty): zadejte hodnotu 1
   • ostatní pole ponechte beze změny.
   
   
5. Klikněte na tlačítko Přidat.
6. Vytvoří se nová synchronizační úloha, která čeká na své první spuštění:
   
7. Jakmile tato úloha proběhne, ve sloupci Úspěch je graficky znázorněný výsledek:
   
   • Zelená fajfka: úloha proběhla v pořádku a došlo k přenosu emailů.
   • Červený křížek: během zpracování úlohy došlo k chybě. Kontaktujte technickou podporu.
8. Pokud úloha proběhne úspěšně, pak ji můžete smazat. V emailové administraci nelze vytvořit pouze jednorázovou synchronizační úlohu.
   
9. Smazání úlohy provedete kliknutím na tlačítko Smazat.

Systémové emaily

Emaily, které jsou odesílány přímo z administrace e-shopu nazýváme systémové. Více zde.

Problémy s doručováním emailů

Máte problém s doručitelností emailů ze systému Upgates, konkrétně nechodí systémové emaily nebo se ukládají do SPAMu? Důvody mohou být následující:

Emaily na vlastní doméně vs. freemaily

• Pokud se systémový email (více zde) posílá z emailu, který je na vaší vlastní doméně (více zde) nemělo by docházet k jejích padání do SPAMu, pokud máte správně nastaveny SPF a DKIM záznamy (viz dále).
  Ovšem pokud příjemci označí email za spam, ať už úmyslně anebo omylem, pak poskytovatelé emailových služeb začnou emaily z dané domény častěji označovat jako spam. Je potřeba kontaktovat provozovatele konkrétních emailových služeb, které označují eamily za spamové.
• Problém nastává v případě různých freemailů typu @gmail.com, @seznam.cz atd. Pro bezpečné zasílání systémových emailů je tedy nutné mít emailové adresy na vaší vlastní doméně (více zde).

Nastavení SPF a DKIM na doméně e-shopu

1. Zkontrolujte, zda máte u domény vašeho e-shopu (případně jazykových doménách) správně nastaveny záznamy SPF a DKIM. Kontrolu provedete pomocí nápovědy zde. 
2. Postupujte podle pokynů v okně pro ověření. Pokud je vše v pořádku, přejděte dále.
3. Odešlete si email z administrace e-shopu do vlastní emailové schránky. Např. z detailu objednávky si odešlete systémový email s informací o přijetí objednávky.
4. Ve vaší emailové schránce, kam byl email doručen, otevřete složku SPAM.
5. Zobrazte podrobnosti, proč byla daná zpráva označena jako SPAM.
6. S největší pravděpodobností se Vám zobrazí text, jako na obrázku níže.

Co to může znamenat?

• V tomto případě je problém v tom, že se zpráva podobá jiným, které byly dříve označeny jako spam. Emailový prohlížeč na základě těchto mechanismů dává emaily do spamu zákazníků. Zprávy s tímto obsahem do budoucna neposílejte.
• Další možností je, že poskytovatel emailu může vést vaši doménu jako spamovací. Pro více informací kontaktujte přímo daného poskytovatele emailových služeb. Případně proveďte kontrolu black listů viz. níže.
• Chybu může způsobit absence SPF záznamů, ale také jejich duplicita. Není možné mít 2 SPF záznamy. Nicméně je možné jejich údaje zkombinovat. Spojí se dohromady informace z jednoho a druhého záznamu. Společné informace se uvedou jen jednou.

Doména na blacklistu

Pomocí online nástroje MXToolbox si můžete zkontrolovat, zda vaše doména není na nějakém blacklistu.

1. Přejděte na stránku https://mxtoolbox.com.
2. Nejdříve je třeba zjistit IP adresu vaší domény. Více dle nápovědy zde.
3. Klikněte na záložku Blacklists.
4. Zadejte Vaši doménu, kterou máte nastavenou v e-shopu s předponou "a:" (např. a:domena.cz).

   

5. Klikněte na tlačítko Blacklist Check.
6. Systém Vám následně zobrazí seznam blacklistů. 
   
   
7. OK znamená, že na blacklistu doména nefiguruje. LISTED znamená, že ano.
8. Blacklist UCEPROTECTL3 můžete ignorovat. Hlásí nesmyslnou informaci, že na blacklistu je celé datacentrum provozovatele Linode včetně všech jeho serverů a uživatelů. To samozřejmě není reálné, proto se podle tohoto ukazatele žádný emailový poskytovatel neřídí a tudíž zprávy neblokuje. 
9. Ujistěte se, že je to ta, kterou máte mít zadanou dle návodu zde.

Společnost Microsoft, provozující emailové služby Outlook a Hotmail, se řídí svými interními blacklisty. Ty nejsou veřejně dostupné, ani pravidla, podle kterých Microsoft přidává na tyto blacklisty. Proto se nelze preventivně vyhnout možnému přidání. V případě nedoručení emailu na Outlook nebo Hotmail kontaktujte naši technickou podporu. Více zde.

Přeposlání emailu z vlastní domény na vlastní doménu

U emailů na vlastní doméně může nastat problém s přeposláním kopie emailu z této domény na stejnou doménu. Např. odesílatelem je adresa email@upgates.cz a příjemcem ve skryté kopii je rovněž email@upgates.cz. Někteří poskytovatelé emailových služeb nepodporují tento způsob odesílání. V případě komplikací si ověřte se svým poskytovatelem emailových služeb, zdali tuto funkci podporuje.

Řešení problému

Pokud máte problém s doručitelností emailů ze systému Upgates, konkrétně nechodí systémové emaily, dejte zprávu technické podpoře.

1. Ujistěte se, že emailové zprávy posíláte z emailové adresy na vlastní doméně.
2. Zkontrolujte, zda má vaše doména správně nastaveny SPF a DKIM záznamy dle postupu výše.
3. Pokud vám přišla automatická odpověď ze serveru příjmece o nedoručení zprávy, zkopírujte tuto automatickou odpověď a pošlete ji na technickou podporu Upgates.
4. Pokud vám žádná taková zpráva nepřišla, pošlete alespoň emailovou adresu, na kterou jste nedoručenou zprávu posílali a co nejpřesnější dobu, kdy jste odeslání provedli.

Řešení se týká pouze problémů s odesíláním zpráv z administrace Upgates (systémové emaily), nikoliv z vašeho emailového správce.