Souhlasy a GDPR?

Co je GDPR?

GDPR je nařízení EU, které vstoupilo v účinnost od 25. května 2018 a představuje nový právní rámec ochrany osobních údajů v EU s cílem hájit a chránit co nejvíce práva občanů EU proti neoprávněnému zacházení s jejich daty, včetně osobních údajů. GDPR se týká všech firem a institucí, jednotlivců a online služeb, které zpracovávají data uživatelů.

Souhlasy se zpracováním údajů

Ve všech formulářích a objednávkovém procesu máte možnost přidat vámi vytvořené souhlasy, bez kterých není možné formulář nebo objednávku odeslat.

Aktivní souhlas

U určitých typů souhlasů se zpracováním osobních údajů je třeba prokázat tzv. aktivní souhlas, aby bylo vše v souladu s GDPR. V tomto případě je nutné, aby zákazník zaškrtl pole, které je ve výchozím stavu nezaškrtnuté. Tím se aktivní souhlas zajistí. Vše se zapíše do administrace e-shopu.

Díky aktivními souhlasu není možné mít ve výchozím stavu zaškrtnutý souhlas např. s obchodními podmínkami e-shopu, zasíláním newsletteru atp.  

Historie souhlasů

V detailu zákazníka vidíte veškeré souhlasy, které vám zákazník udělil, a jejich platnost. Pokud zákazníka nebo jeho souhlas smažete, informace o výmazu se zanese do systému a bude zohledněna globálně.

Vytvoření nového souhlasu

Následujícím způsobem můžete vytvořit nový typ souhlasu, který je možné přidat k vybraným formulářům. Více zde.

Typy souhlasů

• Zaškrtávací pole (checkbox) - Pro udělení souhlasu musí zákazník provést aktivní zaškrtnutí pole. Tento souhlas se následně zapíše do historie souhlasů v detailu zákazníka.
  Odeslání formuláře můžete podmínit povinným zaškrtnutím tohoto pole. K tomu je třeba zaškrtnout funkci Povinné pole v detailu souhlasu.
  
• Text - jedná se pouze o informovaný souhlas, kdy není nutné nic zaškrtávat a zákazník dostane pouze informaci v podobě nějakého informačního textu.

V textovém popisu souhlasu  je možné doplnit také odkaz, který lze nasměrovat na stránku s podrobnými informacemi.

Postup v administraci

1. V menu administrace zvolte sekci Nastavení / Základní / Souhlasy.
2. Klikněte na tlačítko "Nový".
3. Vyplňte požadované údaje.
4. Uložte.

Přidání souhlasu do formuláře

Vytvořený souhlas je třeba přidat do formuláře a tím ho zobrazit zákazníkovi na e-shopu. S tímto formulářem se bude následně přiřazený souhlas identifikovat.

Pokud se jedná o formulář pro povolení zasílání newsletteru, souhlas se bude týkat oslovení daného zákazníka právě tímto marketingovým nástrojem.

Postup v administraci

1. V menu administrace zvolte sekci Obsah / Formuláře.
2. Klikněte na tužku u daného formuláře.
3. Otevřete oddíl Formulářová pole. 
4. Klikněte na tlačítko Přidat souhlas.
5. Vyberte jeden z vytvořených souhlasů, případně založte souhlas nový dle následující nápovědy.
6. Uložte.

Přehled souhlasů zákazníka

V administraci si můžete zobrazit všechny souhlasy, které určitý zákazník potvrdil. 

1. V menu administrace zvolte sekci Zákazníci / Seznam zákazníků.
2. Vyberte zákazníka, u kterého chcete zjistit, zda potvrdil určitý souhlas.
3. Klikněte na záložku Přehledy.
4. Přejděte do oddílu Souhlasy.

Expirace udělení souhlasu dle GDPR

U souhlasu lze nastavit i doba jeho platnosti. Jakmile platnost souhlasu vyprší, systém automaticky nastaví souhlasu, že je expirován.

Nastvení platnosti souhlasu

1. V menu administrace zvolte sekci Nastavení / Základní / Souhlasy.
2. Otevřete vybraný souhlas.
3. Vyplňte pole Platnost v měsících.
4. Uložte.

Zobrazení expirovaných souhlasů u konkrétního zákazníka

Souhlasy, které vám zákazník udělil můžete najít v administraci následujícím způsobem.

1. V menu administrace zvolte sekci Zákazníci.
2. Vyberte konkrétního zákazníka.
3. Zvolte záložku Přehledy a sjeďte níže do oddílu Souhlasy.
4. Zde vidíte všechny souhlasy, které vám zákazník udělil. Kurzívou jsou označeny ty, u kterých již skončila platnost.

Zobrazení všech zákazníků s expirovaným souhlasem

Pro rychlý přehled je možné expirované souhlasy vyfiltrovat v seznamu zákazníků.

• Otevřete filtr v modulu Zákazníci / Seznam zákazníků.
• Ve filtru je sekce Souhlasy.
• Vyberte konkrétní souhlas.
• Vyberte ty, kdo souhlasili - Ano.
• Vyberte ty, kdo mají souhlas expirovaný - Ano.

Následně stačí vyfiltrované zákazníky oslovit emailem nebo telefonicky a požádat je o prodloužení souhlasu.

Odeslání konverze na základě souhlasu

Systém dokáže omezit odesílání konverzí do služeb třetích stran na základě potvrzení souhlasu. V následujícím případě si ukážeme, jak toto omezení udělat např. u srovnávače Heuréku.

Postup v administraci

1. Vytvořte si nový souhlas pro odeslání konverze do srovnávačů a poté pokračujte níže. Více zde.
2. Vložte souhlas do fomuláře a poté pokračujte níže. Více zde.
3. V menu administrace zvolte sekci Propojení / Heuréka.
4. Nastavte, kdy se má daná konverze odeslat do služby třetích stran.
5. Uložte.

Text souhlasu s obchodními podmínkami

Před dokončením objednávky je třeba, aby zákazník zaškrtnul pole "Souhlasím s Obchodními podmínkami". Tento aktivní souhlas je nařízen Českou obchodní inspekcí jako nutná podmínka před odesláním objednávky a nelze jej systémově vynechat. Pokud však chcete změnit jeho znění nebo potřebujete, aby odkaz směřoval na jinou adresu, můžete to udělat následovně.

Postup v administraci

1. V menu administrace zvolte sekci Obsah / Překlady.
2. Vyhledejte klíčové slovo z dané fráze, tedy "obchodními podmínkami".
3. Klikněte na symbol tužky pro úpravu.
4. Upravte stávající text, který se bude zákazníkům zobrazovat.
5. Uložte.

Více informací, jak upravovat překlady najdete zde.

Ochrana osobních údajů v rámci UPgates

Jak je na tom s ochranou osobních údajů systém UPgates ve vztahu ke svým klientům najdete zde.