Souhlasy a GDPR?

Co je GDPR?

GDPR je nařízení EU, které vstoupilo v účinnost od 25. května 2018 a představuje nový právní rámec ochrany osobních údajů v EU s cílem hájit a chránit co nejvíce práva občanů EU proti neoprávněnému zacházení s jejich daty, včetně osobních údajů. GDPR se týká všech firem a institucí, jednotlivců a online služeb, které zpracovávají data uživatelů.

Souhlasy se zpracováním údajů

Ve všech formulářích a objednávkovém procesu máte možnost přidat vámi vytvořené souhlasy, bez kterých není možné formulář nebo objednávku odeslat.

Aktivní souhlas

U určitých typů souhlasů se zpracováním osobních údajů je třeba prokázat tzv. aktivní souhlas, aby bylo vše v souladu s GDPR. V tomto případě je nutné, aby zákazník zaškrtl pole, které je ve výchozím stavu nezaškrtnuté. Tím se aktivní souhlas zajistí. Vše se zapíše do administrace e-shopu.

Díky aktivními souhlasu není možné mít ve výchozím stavu zaškrtnutý souhlas např. s obchodními podmínkami e-shopu, zasíláním newsletteru atp.  

Historie souhlasů

V detailu zákazníka vidíte veškeré souhlasy, které vám zákazník udělil, a jejich platnost. Pokud zákazníka nebo jeho souhlas smažete, informace o výmazu se zanese do systému a bude zohledněna globálně.

Vytvoření nového souhlasu

Následujícím způsobem můžete vytvořit nový typ souhlasu, který je možné přidat k vybraným formulářům. Více zde.

Typy souhlasů

• Zaškrtávací pole (checkbox) - Pro udělení souhlasu musí zákazník provést aktivní zaškrtnutí pole. Tento souhlas se následně zapíše do historie souhlasů v detailu zákazníka.
  Odeslání formuláře můžete podmínit povinným zaškrtnutím tohoto pole. K tomu je třeba zaškrtnout funkci Povinné pole v detailu souhlasu.
  
• Text - jedná se pouze o informovaný souhlas, kdy není nutné nic zaškrtávat a zákazník dostane pouze informaci v podobě nějakého informačního textu.

V textovém popisu souhlasu  je možné doplnit také odkaz, který lze nasměrovat na stránku s podrobnými informacemi.

Postup v administraci

1. V menu administrace zvolte sekci Nastavení / Základní / Souhlasy.
2. Klikněte na tlačítko "Nový".
3. Vyplňte požadované údaje.
4. Uložte.

Přidání souhlasu do formuláře

Vytvořený souhlas je třeba přidat do formuláře a tím ho zobrazit zákazníkovi na e-shopu. S tímto formulářem se bude následně přiřazený souhlas identifikovat.

Pokud se jedná o formulář pro povolení zasílání newsletteru, souhlas se bude týkat oslovení daného zákazníka právě tímto marketingovým nástrojem.

K objednávkovému formuláři je možné přiřadit souhlasy pro srovnávače zboží. Poté se tyto souhlasy zobrazí na výběr v nastavení podmínky Odeslat u srovnávačů zboží, např. Heureka. Více zde.

Postup v administraci

1. V menu administrace zvolte sekci Obsah / Formuláře.
2. Klikněte na tužku u daného formuláře.
3. Otevřete oddíl Formulářová pole. 
4. Klikněte na tlačítko Přidat souhlas.
5. Vyberte jeden z vytvořených souhlasů, případně založte souhlas nový dle následující nápovědy.
6. Uložte.

Přehled souhlasů zákazníka

V administraci si můžete zobrazit všechny souhlasy, které určitý zákazník potvrdil. 

1. V menu administrace zvolte sekci Zákazníci / Seznam zákazníků.
2. Vyberte zákazníka, u kterého chcete zjistit, zda potvrdil určitý souhlas.
3. Klikněte na záložku Přehledy.
4. Přejděte do oddílu Souhlasy.

Expirace udělení souhlasu dle GDPR

U souhlasu lze nastavit i doba jeho platnosti. Jakmile platnost souhlasu vyprší, systém automaticky nastaví souhlasu, že je expirován.

Nastvení platnosti souhlasu

1. V menu administrace zvolte sekci Nastavení / Základní / Souhlasy.
2. Otevřete vybraný souhlas.
3. Vyplňte pole Platnost v měsících.
4. Uložte.

Zobrazení expirovaných souhlasů u konkrétního zákazníka

Souhlasy, které vám zákazník udělil můžete najít v administraci následujícím způsobem.

1. V menu administrace zvolte sekci Zákazníci.
2. Vyberte konkrétního zákazníka.
3. Zvolte záložku Přehledy a sjeďte níže do oddílu Souhlasy.
4. Zde vidíte všechny souhlasy, které vám zákazník udělil. Kurzívou jsou označeny ty, u kterých již skončila platnost.

Zobrazení všech zákazníků s expirovaným souhlasem

Pro rychlý přehled je možné expirované souhlasy vyfiltrovat v seznamu zákazníků.

• Otevřete filtr v modulu Zákazníci / Seznam zákazníků.
• Ve filtru je sekce Souhlasy.
• Vyberte konkrétní souhlas.
• Vyberte ty, kdo souhlasili - Ano.
• Vyberte ty, kdo mají souhlas expirovaný - Ano.

Následně stačí vyfiltrované zákazníky oslovit emailem nebo telefonicky a požádat je o prodloužení souhlasu.

Odeslání konverze na základě souhlasu

Systém dokáže omezit odesílání konverzí do služeb třetích stran na základě potvrzení souhlasu. V následujícím případě si ukážeme, jak toto omezení udělat např. u srovnávače Heuréku.

Postup v administraci

1. Vytvořte si nový souhlas pro odeslání konverze do srovnávačů a poté pokračujte níže. Více zde.
2. Vložte souhlas do fomuláře a poté pokračujte níže. Více zde.
3. V menu administrace zvolte sekci Propojení / Heuréka.
4. Nastavte, kdy se má daná konverze odeslat do služby třetích stran.
5. Uložte.

Text souhlasu s obchodními podmínkami

Před dokončením objednávky je potřeba, aby zákazník zaškrtnul pole Souhlasím s Obchodními podmínkami. Tento aktivní souhlas je nařízen Českou obchodní inspekcí jako nutná podmínka před odesláním objednávky a nelze jej systémově vynechat.

Je však možné změnit jeho znění nebo odkaz, aby směřoval na jinou URL adresu. Postup se liší podle grafických šablon, které používáte v e-shopu. Více zde.

Grafické šablony verze 3.8 a novější

Tyto šablony využívají pro obchodní podmínky běžný souhlas. Nelze jej smazat, pouze deaktivovat v detailu souhlasu.

Postup v administraci

1. Přejděte do sekce Nastavení / Základní / Souhlasy.
2. Souhlas Obchodní podmínky změníte bežným způsobem pro úpravu položek. Více zde.
   
3. V detailu souhlasu prověďte potřebné úpravy.
4. Provedené změny uložte.

Grafické šablony verze 3.7 a starší

Tyto šablony mají obchodní podmínky uložené ve formě překladu.

Postup v administraci

1. V menu administrace zvolte sekci Obsah / Překlady.
2. Vyhledejte klíčové slovo z dané fráze, tedy "obchodními podmínkami".
3. Postupujte běžným způsobem pro úpravu překladů. Více zde.
4. Upravte stávající text, který se bude zákazníkům zobrazovat.
5. Uložte.

Ochrana osobních údajů v rámci Upgates

Jak je na tom s ochranou osobních údajů systém Upgates ve vztahu ke svým klientům najdete zde.